व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य अधिनियम (ओएसएचए) के तहत, आपके कर्मचारियों को खतरनाक सामग्रियों के उपयोग, अग्नि सुरक्षा, या शोर जोखिम सहित किसी भी काम से संबंधित सुरक्षा उल्लंघन के लिए आपको चालू करने का अधिकार है। OSHA शिकायत का जवाब देने का तरीका जानने और मौजूदा प्रक्रियाओं के सेट होने से आपकी कंपनी को व्यवसाय में बने रहने और शिकायत द्वारा संबोधित सभी नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद मिलेगी।
कदम
4 का भाग 1: आरंभिक फोन कॉल पर प्रतिक्रिया करना
चरण 1. घबराओ मत।
OSHA शिकायत प्राप्त करना शायद आपके लिए एक झटका होगा, लेकिन घबराएं नहीं! आपको बस इतना करना है कि शांत और सम्मानजनक बने रहें, ध्यान से सुनें और निर्देशों का पालन करें, कोई भी आवश्यक परिवर्तन करें, और इसे प्रदर्शित करने वाले उत्तर पत्र में भेजें। वास्तव में, आपकी OSHA शिकायत कुछ ही दिनों में हल हो जानी चाहिए।
चरण 2. ध्यान से सुनें।
जब आपको OSHA शिकायत के बारे में सूचित करने वाला प्रारंभिक फोन कॉल प्राप्त होता है, तो फोन पर प्रतिनिधि को बहुत ध्यान से सुनें। कोई भी सवाल पूछने से बचें! जितना हो सके उतना पेशेवर बनें और सारी जानकारी लिख लें।
चरण 3. किसी भी बात को स्वीकार करने या समझाने से बचना चाहिए।
जब आप प्रतिनिधि के साथ फोन पर हों, तो कुछ भी स्वीकार करने, इनकार करने या अन्यथा समझाने से बचें। अब उसके लिए समय नहीं है। बस सुनें और जितना हो सके उतनी जानकारी लें। इस फोन कॉल के दौरान अपनी जुबान को थामे रखें।
आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "मैं इन आरोपों की न तो पुष्टि कर सकता हूं और न ही इनकार कर सकता हूं," या बस, "यह हमारी कंपनी की नीति नहीं है कि हम तुरंत जवाब दें।"
चरण 4. वास्तविक चिंता व्यक्त करें।
आपके द्वारा यह सुनने के बाद कि प्रतिनिधि को क्या कहना है, कुछ वास्तविक, पेशेवर चिंता व्यक्त करने के लिए कुछ समय निकालें। उदाहरण दें कि आप इस शिकायत को बहुत गंभीरता से लेते हैं।
मैं इस शिकायत को बहुत गंभीरता से लेता हूं। मेरे कर्मचारियों और कार्यस्थल की सुरक्षा मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण है।
चरण 5. अनुपालन करने के अपने इरादे की घोषणा करें।
समझाएं कि जब आप शिकायत का आधिकारिक पत्र प्राप्त करते हैं, तो आप आरोपों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करना चाहते हैं, और इसमें बताए गए निर्देशों का पालन करना चाहते हैं। यह स्पष्ट करें कि आप इस शिकायत को हल करने और स्थिति को सुधारने के लिए जो भी करने की आवश्यकता होगी, करेंगे।
आप कह सकते हैं, "इस मामले को देखने और किसी भी समस्या को जल्द से जल्द ठीक करने का मेरा हर इरादा है।"
चरण 6. OSHA प्रतिनिधि को धन्यवाद।
अपने टेलीफोन कॉल के अंत में, प्रतिनिधि को उनके समय के लिए धन्यवाद देना सुनिश्चित करें। यह संचार को सकारात्मक और पेशेवर नोट पर बंद करने में मदद करता है।
भाग 2 का 4: शिकायत पत्र का जवाब
चरण 1. पत्र में उद्धृत OSHA मानकों की समीक्षा करें।
आपके फोन कॉल के तुरंत बाद, आपको OSHA की ओर से एक फैक्स पत्राचार प्राप्त होना चाहिए। यह आपका आधिकारिक शिकायत पत्र है। इस पत्र की बहुत सावधानी से समीक्षा करें और शिकायत की प्रकृति का निर्धारण करें।
चरण 2. अपने शिकायत पत्र की एक प्रति पोस्ट करें।
OSHA के निर्देशों के अनुसार, आपको अपने शिकायत पत्र की एक प्रति कंपनी बुलेटिन बोर्ड पर पोस्ट करनी होगी, जहाँ सभी कर्मचारी इसे देख सकें।
- उद्धरण तीन कार्य दिवसों (सप्ताहांत या छुट्टियों को शामिल नहीं) या समस्या के ठीक होने तक पोस्ट किया जाना चाहिए।
- यह तब भी किया जाना चाहिए जब आप प्रशस्ति पत्र का विरोध करते हैं।
चरण 3. हस्ताक्षर करें और अपना "सर्टिफिकेट ऑफ़ पोस्टिंग" वापस फ़ैक्स करें।
"इस पत्र की एक प्रति पोस्ट करने के बाद जहां आपके कर्मचारी देख सकते हैं, शामिल "पोस्टिंग का प्रमाण पत्र" पर हस्ताक्षर करें और इसे वापस दिए गए नंबर पर फैक्स करें। सबूत के रूप में अपनी फैक्स रसीद रखें।
चरण 4. आरोपों की जांच करें।
OSHA शिकायत के हर तत्व को यथासंभव अच्छी तरह से देखें। यहां तक कि अगर आप शिकायत से परेशान हैं, या इसकी वैधता में ज्यादा स्टॉक नहीं रखते हैं, तो ऐसे किसी भी क्षेत्र की तलाश करें जिसे संबोधित करने या सुधारने की आवश्यकता है।
चरण 5. अपनी सुधार योजना को गति में सेट करें।
एक बार जब आप सभी संभावित समस्याओं की जांच कर लेते हैं, तो उन्हें ठीक करने के लिए एक योजना तैयार करें और तुरंत अपनी योजना को गति दें। फ़ोटो, रसीदों या अन्य दस्तावेज़ों के माध्यम से किसी भी महत्वपूर्ण परिवर्तन को रिकॉर्ड करें।
भाग ३ का ४: अपना उत्तर पत्र तैयार करना
चरण 1. जल्दी से कार्य करें।
आपको अपना शिकायत पत्र प्राप्त होने के तीन दिन बाद तक अपने उत्तर पत्र का प्रारूप तैयार करना चाहिए। एक बार शिकायत प्राप्त होने के बाद, आपके पास स्थिति को पूरी तरह से संबोधित करने और उत्तर प्रस्तुत करने के लिए केवल पांच दिन होते हैं, इसलिए कोई भी समय बर्बाद न करें।
चरण 2. एक स्पष्ट प्रारूप का प्रयोग करें।
अपने शिकायत पत्र के प्रारूप को ध्यान से देखें, इस्तेमाल किए गए शब्दों पर ध्यान दें और स्वर पर ध्यान दें। आप प्राप्त पत्र के प्रारूप और स्वर दोनों से मेल खाना चाहेंगे।
- आपके द्वारा प्राप्त शिकायत पत्र की जानकारी को दर्शाने वाले अपने पत्र को संबोधित करें (आपके शिकायत पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले प्रतिनिधि के नाम सहित)।
- विषय पंक्ति में अपनी आधिकारिक शिकायत संख्या शामिल करें।
- अपने पत्र के अभिवादन का मिलान शिकायत पत्र में प्रयुक्त अभिवादन से करें।
- अपने परिचय में पत्र के साथ अपने इरादे बताएं (उदाहरण के लिए, आरोपों को संबोधित करने और अपने निष्कर्ष प्रस्तुत करने के लिए)।
चरण 3. अपने आप को तथ्यों तक सीमित रखें।
अपने पत्र के शेष भाग में, तथ्यों को यथासंभव सरल और स्पष्ट रूप से बताएं। यह किसी कर्मचारी के बारे में बुरा बोलने, आरोपों को नकारने या दूसरों पर दोष मढ़ने का प्रयास करने का स्थान नहीं है। आपकी शिकायत का सबसे जल्दी समाधान किया जाएगा यदि आप केवल आरोपों का समाधान करते हैं और बताते हैं कि आपने स्थिति को सुधारने के लिए क्या किया है।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "5 नवंबर को, मुझे OSHA शिकायत संख्या 2845 मिली। अगले दो दिनों के दौरान, हमने उद्धरण 1-3 की जांच की और सुधारात्मक कार्रवाई की स्थापना की। 7 नवंबर को, हमने उद्धरण 1 (अनुचित उपयोग) में सुधार किया। धूआं हुड) उपकरण को बदलकर (संलग्न रसीद और फोटो देखें)।"
चरण 4. दस्तावेज़ीकरण प्रदान करें।
किसी भी पूरक कागजी कार्रवाई के साथ अपना पत्र भेजें जो आपके मामले को बंद करने में आपकी सहायता करेगी। इसमें खरीद आदेश, रसीदें, निगरानी परिणाम, विक्रेता/ठेकेदार संपर्क जानकारी, तस्वीरें, या आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों की पुष्टि करने वाला कोई अन्य दस्तावेज़ शामिल हो सकता है।
चरण 5. पत्र भेजें।
प्रमाणित मेल (रसीद हस्ताक्षर अनुरोध के साथ), या निजी कूरियर द्वारा पत्र भेजने की व्यवस्था करें। अपनी पांच दिन की समय सीमा के बारे में मत भूलना!
चरण 6. कॉल करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें।
यदि आपकी प्राप्ति की प्रत्याशित तिथि के बाद तीन कार्यदिवसों के अंत तक आपने अपनी शिकायत पर कुछ नहीं सुना है, तो कॉल करें और अनुवर्ती कार्रवाई करें। अपना केस नंबर तैयार रखें और स्थिति रिपोर्ट मांगें।
चरण 7. निरीक्षण की तैयारी करें।
यह संभव है कि OSHA निरीक्षक आपकी सुविधा को चेतावनी दिए बिना दिखाई दे। दयालु, पेशेवर और विनम्र बनें, और केवल निरीक्षक द्वारा संबोधित विशिष्ट प्रश्नों का उत्तर दें।
चरण 8. किसी भी दंड का भुगतान करें।
शिकायत की प्रकृति और गंभीरता के आधार पर, आपसे जुर्माना भरने के लिए भी कहा जा सकता है। यह जुर्माना सीधे OSHA को चेक भेजकर प्रशस्ति पत्र प्राप्त होने के 15 कार्य दिवसों के भीतर भुगतान किया जाना चाहिए। जब तक आपका भुगतान प्राप्त नहीं हो जाता, तब तक आपके मामले का समाधान नहीं होगा।
4 का भाग 4: OSHA शिकायत का विरोध करना
चरण 1. एक अनौपचारिक सम्मेलन का अनुरोध करें।
यदि आप अपनी शिकायत का विरोध करने पर विचार कर रहे हैं, तो आपको स्थानीय OSHA प्रतिनिधि के साथ एक अनौपचारिक सम्मेलन को कॉल करने और अनुरोध करने के लिए दृढ़ता से प्रोत्साहित किया जाता है। इस सम्मेलन के दौरान, आप अपने उल्लंघन की प्रकृति की बेहतर समझ प्राप्त करने में सक्षम होंगे, सुधार के तरीकों पर चर्चा करेंगे, निपटान विकल्पों पर चर्चा करेंगे, और संभवतः विवादित उद्धरणों और दंडों को भी हल करेंगे।
यह तब भी किया जा सकता है यदि आपका इरादा पूरी तरह से पालन करने का है, या यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कौन सा कोर्स करना है।
चरण 2. मसौदा तैयार करें और "प्रतियोगिता के इरादे की सूचना" जमा करें।
यदि आपने निष्कर्ष निकाला है कि शिकायत का कोई भी तत्व निराधार है, या यदि आप निर्धारित शुल्क या छूट की तारीख से असहमत हैं, तो आपको अपना उद्धरण प्राप्त होने के 15 कार्य दिवसों के भीतर प्रतियोगिता के इरादे की आधिकारिक सूचना प्रस्तुत करनी होगी। आपके पत्र में स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि क्या विरोध किया जा रहा है-उद्धरण, प्रशस्ति पत्र का हिस्सा, शुल्क राशि, या छूट की तारीख-जितना स्पष्ट रूप से आप कर सकते हैं। फिर इस नोटिस को प्रमाणित मेल के माध्यम से भेजें।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मैं 5 नवंबर, 2015 को जारी किए गए प्रशस्ति पत्र के आइटम 2 और 3 के लिए प्रस्तावित प्रशस्ति पत्र और दंड का विरोध करना चाहता हूं।"
चरण 3. OSHRC द्वारा सुनवाई निर्धारित करने की प्रतीक्षा करें।
जैसे ही आपकी प्रतियोगिता के आशय की सूचना प्राप्त होगी, आपका मामला आधिकारिक रूप से मुकदमेबाजी में होगा। जब तक कोई निर्णय नहीं हो जाता, तब तक आपकी छूट और शुल्क की तारीखों को निलंबित कर दिया जाएगा, और आपका मामला OSHRC को भेज दिया जाएगा। OSHRC श्रम विभाग से अलग एक स्वतंत्र एजेंसी है। OSHRC आपके मामले की सुनवाई का समय निर्धारित करेगा।
चरण 4. सुनवाई में भाग लें।
एक बार आपकी सुनवाई की तिथि निर्धारित हो जाने के बाद, आप अपनी सुनवाई की तैयारी शुरू करना चाहेंगे, और सुनिश्चित करें कि आप उपस्थित हो सकते हैं। आप कानूनी परिषद प्राप्त करना चाह सकते हैं, जो आपको अपना मामला पेश करने में मदद करेगी। नियोक्ता और कर्मचारी दोनों इस सुनवाई में भाग लेने के पात्र हैं।
चरण 5. निर्णय को स्वीकार या अपील करना चुनें।
इस सुनवाई में एक निर्णय लिया जाएगा, या तो प्रारंभिक उद्धरण और शुल्क को बरकरार रखा जाएगा, उन्हें आपके विशिष्ट प्रतिवाद के लिए खाते में संशोधित किया जाएगा, या उन्हें खारिज कर दिया जाएगा। तब किसी भी पक्ष के पास निर्णय को स्वीकार करने या OSHRC द्वारा आगे की जांच के लिए अपील प्रस्तुत करने का अवसर होता है। यदि मामला अभी भी हल नहीं हुआ है, तो यह फेडरल सर्किट कोर्ट में चला जाएगा।
टिप्स
- OSHA शिकायत दर्ज करने के अपने कर्मचारियों के अधिकारों का सम्मान करें। व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य अधिनियम की धारा 11 (सी) किसी भी व्यवसाय को किसी कर्मचारी को जाने देने या OSHA शिकायत दर्ज करने के कारण उसके खिलाफ प्रतिशोध लेने से रोकती है।
- OSHA के साथ व्यवहार करते समय प्रश्न न पूछें या बहाने न बनाएं। इसके बजाय उनके साथ अपने संचार में सीधे और संक्षिप्त रहें, और केवल शिकायत से निपटें।
- यदि कोई OSHA अन्वेषक आपके व्यवसाय में आता है, तो आपको उन्हें तब तक अंदर आने की आवश्यकता नहीं है जब तक कि सभी प्रबंधन कर्मी साइट पर न हों। इस बात की जानकारी सभी रिसेप्शनिस्टों और सुरक्षा गार्डों को दें।
- यदि यह समस्या जल्दी हल नहीं होती है, तो आप कानूनी सलाह लेना चाह सकते हैं।
