अगर कोई आपको निराश करता है या आपके साथ कुछ निराशाजनक होता है, तो परेशान, निराश, या सीधे गुस्से में महसूस करना पूरी तरह से सामान्य है। लेकिन, अक्सर, सबसे अच्छी प्रतिक्रिया शांत और एकत्रित होना है ताकि आप पेशेवर रूप से अपनी चिंताओं और निराशा को आवाज दे सकें। यदि आप शांत दिमाग रखते हैं और अपना संयम बनाए रखते हैं तो पेशेवर रूप से खुद को व्यक्त करना मुश्किल नहीं है। चाहे आप ईमेल, पत्र, या व्यक्तिगत रूप से अपनी निराशा को संप्रेषित करना चुनते हैं, यह सब सही भाषा का उपयोग करने और अपने आप को ठीक से संचालित करने के बारे में है।
कदम
विधि 1 में से 3: एक पेशेवर ईमेल भेजना
चरण 1. काम से संबंधित किसी समस्या के बारे में निराशा व्यक्त करने के लिए ईमेल का उपयोग करें।
यदि आप किसी सहकर्मी या प्रबंधक से निराश हैं, तो ईमेल आपकी निराशा व्यक्त करने का एक शानदार तरीका है, साथ ही भविष्य में कोई समस्या आने पर डिजिटल रिकॉर्ड भी रखता है। यदि आप संभावित नौकरी के अवसर के लिए ठुकराए गए हैं तो आप एक ईमेल भी भेज सकते हैं।
- एक ईमेल भी आपके बॉस को आपकी निराशा को संप्रेषित करने का एक अच्छा तरीका है यदि उन्होंने छुट्टी या आपके द्वारा सुझाए गए किसी विचार के लिए अनुरोध को अस्वीकार कर दिया है।
- भले ही यह आपकी भावनाओं को आहत कर सकता है, नौकरी के लिए अस्वीकार किए जाने के बाद अनुवर्ती ईमेल भेजना हमेशा एक अच्छा विचार है।
चरण 2. यदि आप एक मूल ईमेल का प्रारूप तैयार कर रहे हैं तो एक छोटी और सीधी विषय पंक्ति लिखें।
संक्षिप्त रहें और स्पष्ट रूप से इंगित करें कि विषय पंक्ति में ईमेल किस बारे में है। अपने ईमेल को अधिक पेशेवर दिखाने के लिए लंबे वाक्य या अशिष्ट भाषा का उपयोग करने से बचें ताकि प्राप्तकर्ता इसे और अधिक गंभीरता से ले। ऐसा विषय चुनें जो 5 शब्दों से अधिक लंबा न हो और इसे ईमेल की विषय पंक्ति में टाइप करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सहकर्मी को छूटी हुई समय सीमा के बारे में ईमेल लिख रहे हैं, तो आप एक विषय पंक्ति शामिल कर सकते हैं, जो "मिस्ड शिपिंग डेडलाइन" जैसा दिखता है।
ध्यान दें:
यदि आप किसी ईमेल का जवाब दे रहे हैं, जैसे कि एक ईमेल जो आपको सूचित करता है कि आपको संभावित नौकरी के लिए ठुकरा दिया गया था, तो एक नया लिखने के बजाय मूल ईमेल का जवाब दें ताकि आपके पास अपने पत्राचार का एक संगठित रिकॉर्ड हो।
चरण 3. टोन सेट करने के लिए एक पेशेवर ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल शुरू करें।
औपचारिक अभिवादन के साथ अपना ईमेल खोलें ताकि शुरू से ही यह स्पष्ट हो जाए कि आपका ईमेल पेशेवर है। एक ग्रीटिंग चुनें जो उस व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते के लिए उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, यदि आप पहले नाम के आधार पर मैथ्यू स्मिथ नामक प्रबंधक के साथ हैं, तो आप अपना ईमेल "प्रिय मैट" जैसे शुरू कर सकते हैं।
- यदि आपका प्राप्तकर्ता के साथ बहुत खुला और आकस्मिक संबंध है, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, 'हे मैट'।
- यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल लिख रहे हैं जिससे आप कभी नहीं मिले हैं, तो 'जिससे यह संबंधित हो सकता है' से शुरू करें।
- एकाधिक प्राप्तकर्ताओं वाले समूह ईमेल के लिए जिन्हें आप संबोधित करना चाहते हैं, बस "सभी" कहें।
चरण 4. ईमेल को मित्रवत रखने के लिए एक छोटी सी सुखदता जोड़ें।
प्राप्तकर्ता को बधाई देने के बाद, अपने ईमेल की पहली पंक्ति को एक छोटा सा अलग या सुखद आदान-प्रदान करें जो दर्शाता है कि आप मिलनसार लेकिन पेशेवर हैं। इसे छोटा रखें और अपने ईमेल के मुख्य भाग तक पहुंचने से पहले छोटी-छोटी बातों की 2 या 3 पंक्तियों पर न जाएं।
- कुछ इस तरह से शुरू करने का प्रयास करें, "मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं" या "मुझे आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से ढूंढता है।"
- यदि आपका रिश्ता उस व्यक्ति के साथ आकस्मिक है, तो आप एक व्यक्तिगत विवरण का उल्लेख कर सकते हैं, जैसे "मुझे आशा है कि आपने पिछले सप्ताहांत में संगीत कार्यक्रम में बहुत अच्छा समय बिताया।"
चरण 5. ईमेल के मुख्य भाग में अपनी निराशा स्पष्ट रूप से बताएं।
एक बार जब आप अपने ईमेल के लिए एक ग्रीटिंग और एक छोटी सी सुखदता के साथ मंच सेट कर लेते हैं, तो अपनी निराशा व्यक्त करने के व्यवसाय के लिए अधिकार प्राप्त करें। उन्हें स्पष्ट रूप से बताएं कि आप कैसा महसूस करते हैं, लेकिन अपनी भाषा को औपचारिक रखें और कटाक्ष, धमकियों या गाली-गलौज से बचें ताकि आप यथासंभव पेशेवर दिखें। अपनी सभी शिकायतों को सूचीबद्ध करें और यदि संभव हो तो अपने ईमेल के मुख्य भाग को 1 पैराग्राफ में रखें ताकि ईमेल विषय पर केंद्रित हो।
- उदाहरण के लिए, यदि आपको संभावित नौकरी के लिए ठुकरा दिया गया था, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं "मुझे यह जानकर खेद है कि आपने एक अलग दिशा में जाने का फैसला किया है। मैं अवसर की प्रतीक्षा कर रहा था, इसलिए मैं किसी और को काम पर रखने के निर्णय से निराश हूं।"
- यदि आप अपनी निराशा व्यक्त करने के लिए किसी सहकर्मी या कर्मचारी को लिख रहे हैं, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "यह मेरे ध्यान में आया है कि कुछ नीतियों और प्रक्रियाओं का ठीक से पालन नहीं किया गया है। नीतियां एक कारण से मौजूद हैं, इसलिए यह जानकर निराशा होती है कि उनकी उपेक्षा की गई है।”
चरण 6. अपनी भाषा और लहज़े को पूरे ईमेल में सम्मानजनक रखें।
प्राप्तकर्ता को यह महसूस कराए बिना कि आप व्यक्तिगत रूप से उन पर हमला कर रहे हैं, अपनी निराशा को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के लिए औपचारिक और सम्मानजनक भाषा का प्रयोग करें। कल्पना कीजिए कि अगर लेखन को किसी और ने पढ़ा हो या अगर यह सार्वजनिक हो जाए और आपके लेखन को खुद का पेशेवर प्रतिनिधित्व करने के लिए तैयार किया जाए तो यह कैसा लगेगा।
- यदि आप किसी कर्मचारी या प्रबंधक को ईमेल कर रहे हैं, तो संभव है कि आपका ईमेल अन्य लोगों के साथ साझा किया जा सकता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आपका लेखन सम्मानजनक और पेशेवर हो।
- उदाहरण के लिए, कुछ ऐसा कहने के बजाय, "मुझे समझ में नहीं आता कि आपकी समस्या क्या है और आप प्रक्रिया का पालन करने से इनकार क्यों करते हैं," ऐसा कुछ कहें, "जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, प्रक्रियाओं को सभी को समान रखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। पेज, इसलिए उन्हें सभी को फॉलो करना चाहिए।"
चरण 7. अपने ईमेल को सकारात्मक नोट और कॉल टू एक्शन पर समाप्त करें।
कार्रवाई योग्य जानकारी जैसे कि मीटिंग सेट करना या प्राप्तकर्ता को आपके पास आने के लिए आमंत्रित करना, यदि उनके कोई प्रश्न हैं, तो शामिल करके अपना ईमेल समाप्त करें। कुछ सकारात्मक नोट भी शामिल करें। उन चीजों का उल्लेख करें जिनके बारे में आप खुश हैं या उस व्यक्ति की प्रशंसा करते हैं जो उन्होंने अच्छा किया है ताकि उन्हें लगे कि आप न केवल उन्हें डांट रहे हैं, बल्कि उनके सर्वोत्तम हित भी हैं।
- उदाहरण के लिए, आप अपने साक्षात्कारकर्ता से कह सकते हैं, "लेकिन, मैं आपकी कंपनी के साथ साक्षात्कार के अवसर के लिए आभारी हूं। कृपया मुझे बताएं कि क्या भविष्य में कुछ खुलता है!"
- यदि आप किसी कर्मचारी या सहकर्मी को लिख रहे हैं, तो ऐसा कुछ करने का प्रयास करें, "मुझे पता है कि आप इस पर वास्तव में कड़ी मेहनत कर रहे हैं, मैं सिर्फ उन मुद्दों को लाना चाहता हूं जो मैं आपके ध्यान में रख रहा हूं ताकि आप नजर रख सकें भविष्य की किसी भी संभावित समस्या के लिए।"
चरण 8. ईमेल भेजने से पहले उसे ज़ोर से पढ़कर सुनें कि यह कैसा लगता है।
अपने पूरे ईमेल को ज़ोर से पढ़ने के लिए कुछ समय निकालें ताकि आप अपने लेखन के स्वर को सुन सकें और किसी भी वर्तनी या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए प्रूफरीड कर सकें। यदि आपको कोई टाइपो, गलत वर्तनियां, या भद्दी भाषा मिलती है, तो उसे ठीक करें! यदि आपका स्वर बहुत नरम या बहुत कठोर है, तो भाषा को समायोजित करें ताकि यह पेशेवर लेकिन दृढ़ हो। जब आप इससे संतुष्ट हो जाएं तो इसे उस व्यक्ति को भेज दें जिसके लिए इसका इरादा है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह ठीक लगता है, आपके ईमेल को भेजने से पहले आप किसी मित्र या सहकर्मी को भी पढ़ सकते हैं।
- वर्तनी की त्रुटियां या छूटे हुए शब्द वास्तव में आपके ईमेल के प्रभाव को कम कर सकते हैं इसलिए अपना समय निकालकर अपने लेखन को सही करें।
विधि २ का ३: औपचारिक शिकायत पत्र लिखना
चरण 1. किसी कंपनी को एक पत्र भेजें या यदि आपको कोई प्रतिक्रिया नहीं मिली है।
यदि आप किसी उत्पाद या कंपनी के व्यवहार से निराश हैं, तो अपनी शिकायत का विवरण देते हुए एक औपचारिक पत्र लिखना उनके साथ संवाद करने का सबसे पेशेवर तरीका है। यदि आप किसी अन्य माध्यम से किसी से संपर्क करने में सक्षम नहीं हैं, तो अपनी निराशा व्यक्त करने और अपनी समस्याओं का विवरण देने के लिए अंतिम उपाय के रूप में एक औपचारिक पत्र का उपयोग करें।
आप यह साबित करने के लिए अंतिम प्रयास के रूप में भी एक पत्र का उपयोग कर सकते हैं कि आपने अपनी समस्या पर चर्चा करने के लिए किसी से संपर्क करने का प्रयास किया है।
चरण 2. पहले वाक्य में अपनी समस्या स्पष्ट रूप से बताएं।
जो कुछ भी है जिसके बारे में आप निराश हैं, इसे अपने पत्र के पहले वाक्य में डालकर इसे सीधे बल्ले से स्पष्ट करें। सीधे और संक्षिप्त रहें और अपने पूरे पत्र के लिए टोन सेट करने के लिए अपनी समस्या या शिकायत को स्पष्ट और पेशेवर रूप से बताएं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी को उस नीति के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहे हैं जिसने आपको प्रभावित किया है, तो आप "मैं आपकी कंपनी की वापसी नीति के साथ अपनी निराशा और निराशा व्यक्त करने के लिए लिखता हूं" से शुरू कर सकता हूं।
- यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं जिस तक आप नहीं पहुंच पाए हैं, तो कुछ इस तरह से शुरू करने का प्रयास करें, "मैं यह पत्र आपकी सुरक्षा जमा राशि के बारे में मेरे प्रश्नों का उत्तर देने में आपकी विफलता के संबंध में लिख रहा हूं, जब तक आप पहुंच नहीं पाए। आप फोन या ईमेल द्वारा।"
चरण 3. अपने मुद्दे से संबंधित विवरण और जानकारी जोड़ने के लिए अपने पत्र के मुख्य भाग का उपयोग करें।
एक बार जब आप अपनी निराशा और समस्या बता देते हैं, तो अपने पत्र का विस्तार करने और अपनी निराशा की व्याख्या करने के लिए विशिष्ट विवरण और जानकारी जोड़ने के लिए अपने शेष पत्र का उपयोग करें। अपनी समस्या को हल करने के लिए आपने जो भी कदम उठाए हैं और सहायता के लिए उन तक पहुंचने के लिए आपने जो प्रयास किए हैं, उनका उल्लेख करें।
युक्ति:
यदि आपने उन तक पहुंचने की कोशिश की है या उन्होंने आपकी चिंताओं को दूर करने का वादा किया है, तो उन तारीखों का उल्लेख करें जिनसे आपने उनसे संपर्क करने का प्रयास किया था या उन्होंने समस्या को ठीक करने के लिए प्रतिबद्ध किया था।
चरण 4. अपने पत्र में क्रोधित, व्यंग्यात्मक या धमकी भरी भाषा से बचें।
अपने पूरे पत्र में, अपनी भाषा और लहज़े को औपचारिक और पेशेवर रखें। कभी भी गाली-गलौज या धमकी देने वाली भाषा का प्रयोग न करें और कटाक्ष से बचें ताकि आपका लेखन यथासंभव पेशेवर दिखाई दे।
- यदि आपको कभी किसी अदालती मामले के लिए अपना पत्र प्रस्तुत करना पड़े, तो आप अपने आप को जितना हो सके उतना पेशेवर दिखाना चाहते हैं।
- गाली देना या हिंसक भाषा का प्रयोग करना आपको आक्रामक और गैर-पेशेवर लगेगा।
चरण 5. अपनी शिकायत से संबंधित किसी भी दस्तावेज़ की प्रतियां शामिल करें।
यदि आपके पास तस्वीरें, अनुबंध, या कोई अन्य दस्तावेज हैं जो आपके दावों का समर्थन करते हैं या साबित करते हैं, तो उनकी एक प्रति बनाएं और उन्हें अपने पत्र में संलग्न करें। सुनिश्चित करें कि आपने अपने किसी भी दावे को और अधिक वैधता जोड़ने के लिए अपने पत्र में उनका संदर्भ दिया है।
उदाहरण के लिए, अपने पत्र में आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "मैंने तैयार उत्पाद की तरह दिखने वाली तस्वीरों को संलग्न किया है, जैसा कि आप देख सकते हैं, संतोषजनक नहीं है।"
चरण 6. अपने निष्कर्ष के बाद अपनी संपर्क जानकारी जोड़ें।
अपने पत्र को एक पैराग्राफ के साथ समाप्त करें जो आपकी मुख्य चिंताओं और उन कार्यों को सारांशित करता है जो आप उन्हें हल करने के लिए करना चाहते हैं। यदि आप चाहते हैं कि समस्या को ठीक करने का प्रयास करने के लिए व्यक्ति या कंपनी आपसे संपर्क करें या मामले पर आगे चर्चा करें, तो नीचे अपनी संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें।
- एक औपचारिक समापन के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें, जैसे "आपका सही मायने में," "ईमानदारी से," या "सम्मानपूर्वक" आपके नाम के बाद।
- वह फ़ोन नंबर या ईमेल पता दें, जिसका उपयोग आप चाहते हैं कि वे आपसे संपर्क करें।
चरण 7. प्रमाणित मेल का उपयोग करके पत्र भेजें ताकि उस पर हस्ताक्षर किए जाएं।
प्रमाणित मेल या एक पत्र वितरण विकल्प का उपयोग करें जिसके लिए प्राप्तकर्ता को इसके लिए हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है ताकि आपके पास प्रमाण हो कि यह प्राप्त हुआ था। रसीद रखें यदि आपको कभी यह साबित करने की आवश्यकता हो कि आपने उन्हें एक पत्र लिखा है या इसे अदालती मामले के लिए प्रदान किया है।
विधि ३ का ३: पेशेवर रूप से किसी से बात करना
चरण 1. अगर आप इसे रिकॉर्ड में नहीं चाहते हैं तो किसी से सीधे बात करें।
यदि आप बिना कागजी निशान के या बाद में अपनी बातचीत की जांच के बारे में चिंतित हुए बिना अपनी निराशा व्यक्त करना पसंद करते हैं, तो आमने-सामने की बातचीत जाने का रास्ता है। इसके अतिरिक्त, किसी के साथ सीधी बातचीत से आप उनकी प्रतिक्रियाओं का आकलन कर सकते हैं और अधिक व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ सकते हैं।
- अक्सर किसी ऐसे व्यक्ति से बात करना बहुत तेज हो सकता है जिससे आप निराश हैं।
- किसी से बात करने से आप वास्तव में अपनी निराशा या निराशा को व्यक्त करने के लिए अपनी खुद की बॉडी लैंग्वेज और स्वर का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 2. इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए व्यक्ति को आपसे निजी तौर पर मिलने के लिए कहें।
अन्य लोगों से दूर उस व्यक्ति से बात करें ताकि आप उन्हें संभावित रूप से शर्मिंदा किए बिना अपने आप को स्वतंत्र रूप से व्यक्त कर सकें। एक मीटिंग शेड्यूल करें या उन्हें कॉन्फ़्रेंस रूम, ऑफ़िस या यहां तक कि एक कॉफ़ी शॉप की तरह आपसे मिलने के लिए कहें, ताकि यह अधिक पेशेवर हो।
- उन्हें कॉल करें या उन्हें एक ईमेल भेजकर पूछें कि उनके लिए कौन सा समय और स्थान सबसे अच्छा है।
- यदि आप अपने आप को ऐसी स्थिति में पाते हैं जहाँ आप अपनी निराशा को निजी तौर पर नहीं बता सकते हैं, तो जितना हो सके पेशेवर बने रहने की कोशिश करें और अपने संयम को नियंत्रण में रखें।
युक्ति:
अगर आपको उनसे तुरंत बात करने की ज़रूरत है, तो उन्हें कुछ ऐसा बताएं, "क्या आपके पास एक त्वरित क्षण है? मुझे आपके साथ बात करने की ज़रूरत है।"
चरण 3. बातचीत शुरू करें उन्हें धन्यवाद देकर और पूछें कि वे कैसे कर रहे हैं।
इससे पहले कि आप अपनी निराशा व्यक्त करना शुरू करें, उस व्यक्ति को आपसे मिलने के लिए समय निकालने और उनके मूड का आकलन करने के लिए धन्यवाद देने के लिए कुछ समय निकालें। उनसे पूछें कि वे कैसे कर रहे हैं और क्या वे इस मुद्दे के बारे में आपसे बात करने के लिए तैयार हैं। यदि वे क्रोधित या उत्तेजित लगते हैं, तो उन्हें शांत करने का प्रयास करें या बाद में उनसे बात करने की प्रतीक्षा करें। अगर वे ठीक लगते हैं, तो आगे बढ़ें और अपनी समस्या या मुद्दे पर चर्चा करना शुरू करें।
- दाहिने पैर से शुरू करने से बातचीत सुचारू रूप से और पेशेवर रूप से चलने में मदद मिलेगी।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कहकर शुरू कर सकते हैं, “आपके समय के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद। मुझे बहुत अधिक समय नहीं लगेगा, मुझे वास्तव में आपसे कुछ चर्चा करने की आवश्यकता है।"
चरण 4. अपनी शिकायत स्पष्ट और सीधे बताएं।
उस व्यक्ति को बताएं कि आप विशिष्ट और भावनात्मक भाषा का उपयोग करके निराश क्यों हैं। प्रत्यक्ष और वस्तुनिष्ठ बनें और उन सभी कारणों को सूचीबद्ध करें जिनसे आप असंतुष्ट हैं, लेकिन गलत कामों की सूची के साथ उन्हें कम करने से बचें। अपनी भावनाओं को व्यक्त करने के लिए शांत, पेशेवर भाषा का प्रयोग करें और अपनी आवाज उठाने या अपशब्दों का उपयोग करने से बचें।
- चिल्लाना और कोसना आपको केवल आक्रामक और गैर-पेशेवर लगेगा।
- उदाहरण के लिए, उन्हें बताएं कि आप अत्यधिक भावुक हुए बिना कैसा महसूस करते हैं। आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "जब आप ऐसा कुछ करते हैं, तो यह वास्तव में मुझे ऐसा महसूस कराता है कि आपको इस बात की परवाह नहीं है कि यह मुझे कैसे प्रभावित करता है, और ईमानदारी से कहूं तो यह दुखद और निराशाजनक है।
चरण 5. अपनी बैठक समाप्त करने से पहले उनसे पूछें कि क्या उनके कोई प्रश्न हैं।
एक बार जब आप अपनी निराशा व्यक्त कर लेते हैं और अपना तर्क समझाते हैं, तो उस व्यक्ति को बात करने का मौका दें। उनसे पूछें कि क्या उनके पास आपके लिए कोई प्रश्न है या यदि वे आपके द्वारा बताई गई किसी भी चीज़ के बारे में अस्पष्ट हैं, तो कोई भ्रम नहीं है। फिर, बातचीत समाप्त करने से पहले आपसे मिलने के लिए उन्हें फिर से धन्यवाद दें।
हो सके तो भविष्य के लिए समाधान या सुधार पेश करें।
टिप्स
- जब आप गुस्से में हों तो कभी भी ईमेल न लिखें, पत्र न लिखें या बातचीत न करें। शुरू करने से पहले अपने आप को शांत करने के लिए कुछ सांसें लें ताकि आपका सिर साफ रहे।
- किसी के साथ दूसरे लोगों के सामने बातचीत करने से बचें। प्रतीक्षा करें जब तक कि वे बात करने के लिए उपलब्ध न हों और उनसे अकेले में मिलें।
