व्यक्तिगत फाइलें आसानी से और जल्दी से असंगठित हो सकती हैं। आपकी फ़ाइलें जितनी असंगठित होंगी, भविष्य में उन्हें फिर से ढूंढना उतना ही कठिन होगा। अपनी व्यक्तिगत फ़ाइलों को ढूंढना और उन्हें हटाना आसान बनाने में मदद करने के लिए, आपको कुछ समय निकालना होगा और उन्हें ठीक से व्यवस्थित करना होगा। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सटीक प्रणाली आपके ऊपर होगी। हालाँकि, व्यक्तिगत फ़ाइल संगठन के कुछ बुनियादी तरीके हैं जिनका उपयोग आप अपनी फ़ाइलों को क्रम में लाने में मदद के लिए कर सकते हैं।
कदम
4 का भाग 1: बुनियादी संगठन विधियों का उपयोग करना
चरण 1. इसे सरल रखें।
फाइलिंग सिस्टम बनाने का उद्देश्य चीजों को अपने आप आसान बनाना है। आप अपने सिस्टम को अत्यधिक जटिल या भ्रमित करने से बचना चाहेंगे। अपने सिस्टम को जितना हो सके उतना सरल रखने से आपको आसानी से फाइल करने या उन दस्तावेजों को पुनः प्राप्त करने में मदद मिलेगी जिनके साथ आपको काम करने की आवश्यकता हो सकती है।
- केवल वही फाइल करें जो आपको चाहिए। बहुत अधिक संग्रहण आपके सिस्टम को भद्दा और उपयोग में कठिन बना सकता है।
- अपने फाइल सिस्टम में अनावश्यक जटिलता से बचें।
- उन फ़ाइलों को फेंक दें जिनकी आपको यकीन है कि अब आपको आवश्यकता नहीं है।
चरण 2. अपने सिस्टम में गहराई की सही मात्रा का उपयोग करें।
आपकी फ़ाइलों में फ़िट होने के लिए कई अलग-अलग श्रेणियां और उपश्रेणियाँ बनाना आकर्षक हो सकता है। हालाँकि, केवल व्यापक स्तर की श्रेणियां बनाना और केवल उतनी ही उपयोग करना एक अच्छा विचार है, जिसकी आपको आवश्यकता है। बहुत सी श्रेणियां बनाने के परिणामस्वरूप एक भद्दा और अक्षम फाइलिंग सिस्टम हो सकता है। सुनिश्चित करें कि आप अपने सिस्टम को सुचारू रूप से काम करने के लिए सही मात्रा में संगठनात्मक गहराई बनाते हैं।
- अपने सिस्टम के लिए अत्यधिक विस्तृत उप-श्रेणियां बनाने से बचें। उदाहरण के लिए, "रसीदें, भोजन, रोटी" उपयोगी होने के लिए बहुत विस्तृत होगी।
- मासिक या साप्ताहिक रसीदों के लिए केवल एक श्रेणी रखना आपके फाइलिंग सिस्टम के लिए अधिक उपयुक्त हो सकता है।
- ग्राहकों के लिए एक अनुभाग होना और फिर उन्हें वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करना गहराई के प्रभावी स्तर का एक उदाहरण है।
चरण 3. अपनी फ़ाइलों को ढूंढना आसान बनाएं।
आपके फाइलिंग सिस्टम को स्पष्ट दृश्य संकेत होने से बहुत लाभ होगा जो आपको यह बताते हैं कि वास्तव में कुछ कहाँ संग्रहीत है। अपने फ़ाइल सिस्टम के अनुभागों को स्पष्ट करने से आपको किसी आइटम या फ़ाइल को शीघ्रता से ढूँढने में मदद मिलेगी। अपनी फ़ाइलों को विशिष्ट बनाते समय इनमें से कुछ युक्तियों को ध्यान में रखें:
- कुछ श्रेणियों या अनुभागों को इंगित करने के लिए रंगीन फ़ोल्डरों का उपयोग करें।
- आपके द्वारा उन्हें सौंपे गए रंगों और श्रेणियों की एक आसान सूची रखने का प्रयास करें।
- अपनी फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से लेबल करने के लिए एक लेबल निर्माता का उपयोग करें।
- अपने फ़ोल्डर्स के कट का ट्रैक रखें। प्रत्येक श्रेणी या अनुभाग के लिए केवल एक कट फ़ोल्डर का उपयोग करने का प्रयास करें।
चरण 4. सोचें कि आपको किस प्रकार के फ़ाइल कंटेनर की आवश्यकता होगी।
इससे पहले कि आप अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित कर सकें, आपको उन्हें रखने के लिए कुछ ढूंढना होगा। वास्तव में आप किस प्रकार के फ़ाइल कंटेनर का उपयोग करते हैं, यह इस बात पर निर्भर करेगा कि आपको कितनी फ़ाइलों को संग्रहीत करना है, वे कितने महत्वपूर्ण हैं, दस्तावेज़ों के आयाम, और आवृत्ति जिसके साथ आपको उन्हें एक्सेस करने की आवश्यकता है। इनमें से कुछ युक्तियों पर एक नज़र डालें ताकि यह पता चल सके कि कौन से फ़ाइल कंटेनर आपके लिए सही हो सकते हैं:
- यदि आपको बहुत महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्टोर करने की आवश्यकता है, तो फायर प्रूफ स्टोरेज कंटेनर खरीदने पर विचार करें।
- एक कंटेनर पर हामीदारों की प्रयोगशाला सील को ढूँढना यह संकेत दे सकता है कि कंटेनर 1700 डिग्री फ़ारेनहाइट के तापमान के साथ आग में आपकी फ़ाइलों को लगभग एक घंटे तक सुरक्षित रखेगा।
- नियमित फाइलों के लिए, आप एक मूल फाइलिंग कैबिनेट खरीदना चाह सकते हैं। संवेदनशील या गोपनीय फाइलों के लिए, अधिक सुरक्षित फाइलिंग कैबिनेट या तिजोरी खरीदने पर विचार करें।
- आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके फाइलिंग कंटेनर में आपकी सभी फाइलों को रखने के लिए पर्याप्त जगह हो।
- यदि आपके पास असामान्य रूप से आकार के दस्तावेज़ हैं, तो जांच लें कि वे आपके भंडारण कंटेनर में फिट हो सकेंगे। उदाहरण के लिए, कानूनी आकार के दस्तावेज़ आवश्यक फ़ोल्डर के आकार के साथ-साथ भंडारण आयामों को भी प्रभावित कर सकते हैं।
भाग 2 का 4: अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना
चरण 1. अपने सभी दस्तावेज़ एकत्र करें।
इससे पहले कि आप अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना शुरू करें, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके पास अपने सभी दस्तावेज़ आपके सामने हैं। इस बारे में चिंता न करें कि आपकी फ़ाइलें अभी कैसे व्यवस्थित या व्यवस्थित हैं। अभी के लिए, उन सभी दस्तावेज़ों को इकट्ठा करें जिन्हें आपको लगता है कि संग्रहीत करने की आवश्यकता है और उन्हें क्रमबद्ध करने के लिए तैयार हो जाएं।
- पुराने दस्तावेज़ों को निकाल लें जिन्हें आपने पहले ही छाँट लिया है। आप अपने द्वारा बनाए जा रहे नए सिस्टम के साथ फ़िट होने के लिए उन्हें पुनर्व्यवस्थित करना चाह सकते हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपने अपने सभी हाल के दस्तावेज़ एकत्र कर लिए हैं और क्रमबद्ध करने के लिए तैयार हैं।
चरण 2. अपनी फ़ाइलों को सक्रिय और संग्रह आइटम में क्रमबद्ध करें।
जब आप अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित कर रहे होते हैं, तो उन्हें दो मुख्य श्रेणियों में बनाना सहायक हो सकता है: सक्रिय फ़ाइलें जिनके साथ आपको काम करने की आवश्यकता होती है और अभिलेखीय फ़ाइलें जिन्हें आपको संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है। यह आपको उन फ़ाइलों तक पहुँचने में मदद करेगा जिनका आप अधिक बार उपयोग करते हैं और उन फ़ाइलों को बड़े करीने से संग्रहीत करते हैं जिनकी आपको तत्काल पहुँच की आवश्यकता नहीं होगी।
- सक्रिय फ़ाइलें ऐसे दस्तावेज़ हैं जिन्हें आपको अभी भी संबोधित करने, संदर्भ देने या अन्यथा अक्सर एक्सेस करने की आवश्यकता होती है।
- अभिलेखीय फ़ाइलें ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनकी आपको निकट भविष्य में आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन फिर भी उन्हें सहेजने की आवश्यकता होगी।
चरण 3. अपने सिस्टम के लिए सही श्रेणियां बनाएं और लेबल करें।
अपनी फ़ाइलों को एक ही स्थान पर एकत्रित करने के बाद, आप उनकी त्वरित सूची ले सकते हैं। जब आप अपनी फ़ाइलों की समीक्षा कर रहे हों, तो उन सामान्य श्रेणियों पर ध्यान दें, जो उनके लिए उपयुक्त हो सकती हैं। बुनियादी संगठनात्मक प्रणाली बनाने के लिए इन श्रेणियों को नीचे लिखें, जिसका उपयोग आप अपनी फाइलों के लिए करेंगे। इनमें से कुछ सामान्य श्रेणियों पर एक नज़र डालें ताकि आप अंदाजा लगा सकें कि आप किन का उपयोग करना चाहते हैं:
- जन्म प्रमाण पत्र, मृत्यु प्रमाण पत्र या विवाह दस्तावेजों जैसे उपश्रेणियों के साथ कानूनी रिकॉर्ड।
- वित्तीय दस्तावेज जो आपके पिछले वित्तीय सारांश, क्रेडिट कार्ड की जानकारी, क्रेडिट रिपोर्ट या वार्षिक वित्तीय सारांश को कवर करते हैं।
- संपत्ति के रिकॉर्ड।
- व्यक्तिगत दस्तावेज जैसे डिप्लोमा, रोजगार रिकॉर्ड, स्वास्थ्य रिकॉर्ड और बीमा पॉलिसी।
चरण 4. लंबी अवधि के भंडारण दस्तावेजों को दूर फाइल करें।
जिन दस्तावेज़ों को आपने अभिलेखीय फ़ाइलों के रूप में लेबल किया है, उन्हें अपने दीर्घकालिक भंडारण कंटेनर में रखें। इन फ़ाइलों को अक्सर एक्सेस नहीं किया जाएगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि उन्हें बाद में पुनर्प्राप्ति के लिए फाइलिंग सिस्टम में उनकी उचित श्रेणियों में रखा गया है। अभिलेखीय फ़ाइलें संभवतः आपके दायर और संगठित दस्तावेज़ों में से अधिकांश होंगी।
- दीर्घकालिक भंडारण को दो और श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है: स्थायी फ़ाइलें और "मृत" फ़ाइलें।
- स्थायी फाइलों में शैक्षिक दस्तावेज, रोजगार दस्तावेज या अन्य महत्वपूर्ण कागजात शामिल हो सकते हैं जिन्हें आपको अभी भी एक्सेस करने की आवश्यकता हो सकती है।
- "मृत" फाइलें ऐसे दस्तावेज हैं जिन्हें आपको फिर से एक्सेस करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। पुराने कर रिकॉर्ड इस श्रेणी में फिट हो सकते हैं। हालांकि, याद रखें कि टैक्स रिटर्न सात साल के लिए रखा जाना चाहिए।
चरण 5. अपने वर्तमान दस्तावेज़ों को अपने सक्रिय दस्तावेज़ अनुभाग में रखें।
जिन दस्तावेज़ों का आप अक्सर उपयोग कर रहे हैं या जिन्हें अभी भी समीक्षा करने की आवश्यकता है, उन्हें आपके सक्रिय दस्तावेज़ अनुभाग में रखने की आवश्यकता होगी। आपके फाइलिंग सिस्टम का यह खंड आपको उन दस्तावेजों तक शीघ्रता से पहुंचने की अनुमति देगा जो संग्रह के लिए बिल्कुल तैयार नहीं हैं। निम्नलिखित चार सबसे सामान्य सक्रिय दस्तावेज़ श्रेणियां हैं जिनका आप उपयोग करने पर विचार कर सकते हैं:
- दस्तावेज़ जिन्हें अभी भी आपके ध्यान की आवश्यकता है।
- दस्तावेज़ जिन्हें आपको अभी भी पढ़ने या समीक्षा करने की आवश्यकता है।
- बिल जो आपको अभी भी भुगतान करने की आवश्यकता है।
- दस्तावेज़ जो दीर्घकालिक भंडारण में स्थानांतरित होने के लिए तैयार हैं।
भाग ३ का ४: इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को व्यवस्थित करना
चरण 1. व्यापक श्रेणियों से शुरू करें और फिर अधिक विशिष्ट प्राप्त करें।
अपनी भौतिक फ़ाइलों की तरह ही, आप अपनी फ़ाइलों में फिट होने वाली सबसे विस्तृत श्रेणियों के साथ शुरुआत करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक स्वतंत्र ठेकेदार हैं, तो हो सकता है कि आप नियोक्ता द्वारा अपनी फाइलों को व्यवस्थित करना चाहें। यही है, उनमें से प्रत्येक के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं। फिर, आपको अपनी फ़ाइलों को प्रत्येक विस्तृत श्रेणी में छोटी फ़ाइलों में विभाजित करना चाहिए। इसका मतलब यह है कि आपके नियोक्ता फ़ोल्डर्स को उस नियोक्ता के साथ प्रत्येक प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी वाले विभिन्न फ़ोल्डरों में विभाजित किया जा सकता है।
- प्रत्येक व्यापक श्रेणी में सुसंगत रहने पर विचार करें। इससे आपकी फाइलों को ढूंढना आसान हो जाएगा। उदाहरण के लिए, आपके पास प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए सबफ़ोल्डर हो सकता है जिसमें "प्रोजेक्ट दस्तावेज़", "बिलिंग," और "संचार" जैसी फ़ाइलें हों।
- यदि यह आपकी फ़ाइलों के लिए आसान या अधिक प्रासंगिक लगता है, तो आप वर्ष के अनुसार व्यापक रूप से फ़ोल्डरों को व्यवस्थित कर सकते हैं।
चरण 2. उन फ़ाइलों को स्कैन या डाउनलोड करें जो आपके पास पहले से इलेक्ट्रॉनिक रूप से नहीं हैं।
आपकी सभी फाइलों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से एक ही स्थान पर सहेजना फायदेमंद हो सकता है। आवश्यक समय के बावजूद, आपको अपने अधिक से अधिक भौतिक दस्तावेज़ों को स्कैन करने का प्रयास करना चाहिए ताकि उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से सहेजा जा सके और उनका बैकअप लिया जा सके। इसके अलावा, अन्य जगहों पर ऑनलाइन रखी गई किसी भी फाइल को डाउनलोड करना सुनिश्चित करें, बस अगर आपको फिर से फाइलों की आवश्यकता होने पर होस्टिंग वेबसाइट दुर्गम हो जाती है। इन फ़ाइलों को वैसे ही व्यवस्थित करें जैसे आप किसी अन्य को करेंगे।
चरण 3. अपनी फ़ाइलों को विशिष्ट नाम दें।
फ़ाइल नाम आसानी से समझने योग्य और अद्वितीय होने चाहिए। यही है, आपको अपने फ़ाइल नामों को देखने में सक्षम होना चाहिए और तुरंत पता होना चाहिए कि उनमें क्या है। एक तिथि, उन फ़ोल्डरों का एक हस्ताक्षरकर्ता जिसमें फ़ाइल होगी, और एक व्यक्तिगत विवरणक शामिल करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आपके क्लाइंट X Corp के लिए जून 2016 में बनाई गई बिलिंग फ़ाइल को "0616_XCorp_Invoice_2" कहा जा सकता है। यह आपको यह जानने की अनुमति देगा कि फ़ाइल को खोलने के लिए समय न लेते हुए उसमें क्या है।
आप अपनी फ़ाइलों को नाम देने के लिए जिस भी सिस्टम का उपयोग करते हैं, बस यह सुनिश्चित करें कि ऐसा लगातार करते रहें। एक बार जब आप एक प्रणाली चुन लेते हैं, तो उससे चिपके रहें; बाद में वापस जाना और अपनी सभी फाइलों का नाम बदलना कठिन होगा।
चरण 4. अपनी फ़ाइलों का नियमित रूप से बैकअप लें।
इलेक्ट्रॉनिक फाइल कीपिंग का प्राथमिक खतरा यह है कि आपकी जानकारी कंप्यूटर क्रैश के माध्यम से हानि के लिए अतिसंवेदनशील है। एक ऑनलाइन बैकअप सेवा, सीडी, या किसी बाहरी हार्ड ड्राइव पर नियमित रूप से अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेकर इसके लिए तैयार रहें। इन भंडारण उपकरणों को स्पष्ट रूप से लेबल करना सुनिश्चित करें जैसे आपने अपनी फ़ाइलों को लेबल किया है। यदि आपके पास कोई बाहरी ड्राइव या सीडी है, तो आग या प्राकृतिक आपदा से होने वाले कुल नुकसान से बचने के लिए उन्हें अपने प्राथमिक निवास से दूर सुरक्षित स्थान पर रखने पर विचार करें।
भाग 4 का 4: अपनी फाइलिंग प्रणाली को बनाए रखना
चरण 1. अपने सिस्टम के साथ बने रहें।
अपना फिलिंग सिस्टम बनाने के बाद, आप इसे अपनी इच्छानुसार उपयोग करते रहना चाहेंगे। बहुत पीछे छूट जाना, उन वस्तुओं को नज़रअंदाज़ करना जिन्हें दाखिल करने की आवश्यकता है या अनुचित तरीके से आइटम दाखिल करना आपके द्वारा की गई कड़ी मेहनत को पूर्ववत कर सकता है। सुनिश्चित करें कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम को अपने लिए काम करते रहने के लिए रख रहे हैं।
- कभी-कभी उन फ़ाइलों की तलाश करना जो जगह से बाहर हैं, आपके सिस्टम को क्रम में रखने में मदद कर सकती हैं।
- अपने सक्रिय दस्तावेज़ों को अपने अभिलेखीय दस्तावेज़ संग्रहण में दर्ज करने की उपेक्षा न करें।
चरण 2. पुरानी फ़ाइलें निकालें।
कुछ फाइलें लंबे समय तक स्टोर करने के लिए जरूरी होती हैं। हालांकि, आपका फाइलिंग सिस्टम आकार में सीमित होगा और आपको उन फाइलों को नियमित रूप से हटाने की आवश्यकता होगी जिनकी अब आवश्यकता नहीं है। आपके फाइल सिस्टम की नियमित निराई उस सिस्टम को क्रम में रखने और ठीक से काम करने में मदद करेगी।
- कई पुराने वित्तीय दस्तावेजों को वर्षों तक संग्रहीत करने की आवश्यकता होगी।
- पुराने बजट, वित्तीय विवरण या वार्षिक नीतियों को केवल एक वर्ष के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता हो सकती है।
- पुरानी फाइलों को हटाने से आने वाले दस्तावेजों के लिए जगह बन जाएगी।
- उन फ़ाइलों से छुटकारा पाना जो आवश्यक नहीं हैं, उन दस्तावेज़ों को ढूंढना आसान बना देगी जिनकी आपको आवश्यकता है।
- वही इलेक्ट्रॉनिक फाइलों के लिए जाता है। पिछली परियोजनाओं से किसी भी डुप्लिकेट, अप्रचलित या अनावश्यक दस्तावेज़ों को हटा दें।
चरण 3. पुरानी इलेक्ट्रॉनिक फाइलों को संग्रहित करें।
पुरानी फाइलें जो अभी भी प्रासंगिक हैं या जिन्हें एक दिन वापस भेजा जा सकता है, उन्हें संग्रहीत किया जा सकता है। इसका मतलब है कि उन्हें आपके मानक फाइलिंग सिस्टम से दूर रखना लेकिन उन्हें व्यवस्थित और सुलभ रखना। संग्रहीत फ़ाइलों के लिए एक अतिरिक्त विस्तृत श्रेणी स्थापित करने पर विचार करें। अप्रयुक्त फ़ाइलों को उनके सबफ़ोल्डर स्वरूपण के साथ इस फ़ोल्डर में ले जाएँ। यदि आप अपनी फ़ाइल स्क्रीन पर संग्रहीत फ़ाइलों को रास्ते से बाहर रखना चाहते हैं, तो फ़ाइल नाम के सामने एक "z" रखने का प्रयास करें ताकि यह आपके वर्णमाला फ़ाइल क्रम के नीचे चला जाए। उदाहरण के लिए, आप इसे "z_archive" या ऐसा ही कुछ कह सकते हैं।
चरण 4. अपने फाइलिंग सिस्टम को सुव्यवस्थित करें।
जब आपकी व्यक्तिगत व्यवस्था की बात आती है तो अपनी फाइलों को क्रम में रखना और उन्हें इस तरह रखना दोनों सहायक हो सकते हैं। हालांकि, आपके फाइलिंग सिस्टम में सुधार की गुंजाइश हमेशा रहेगी। जैसा कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम के साथ काम करना जारी रखते हैं, ऐसे किसी भी सुधार पर नज़र रखें जो आप इसे और भी प्रभावी बनाने में मदद कर सकते हैं।
- आप उन श्रेणियों से छुटकारा पाना चाह सकते हैं जिनका आप उपयोग नहीं कर रहे हैं।
- जिन श्रेणियों का अत्यधिक उपयोग किया जाता है, उन्हें छोटी श्रेणियों में विभाजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
