यदि आप एक चिकित्सा कार्यालय में काम करते हैं, या आप अपना खुद का अभ्यास शुरू कर रहे हैं, तो रोगी की नियुक्तियों को निर्धारित करना आपके सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। अपने अपॉइंटमेंट शेड्यूल को सुव्यवस्थित रखने से यह सुनिश्चित होगा कि कोई भी मरीज सिस्टम में "खो" न जाए और रोगियों और चिकित्सकों दोनों को कार्यालय में सुखद अनुभव हो। इस बीच, अपने शेड्यूल में उत्पादकता को अधिकतम करने से आप अधिक अपॉइंटमेंट बुक कर सकेंगे और अपने कार्यालय के राजस्व में वृद्धि कर सकेंगे।
कदम
3 में से विधि 1 अपॉइंटमेंट-शेड्यूलिंग सिस्टम सेट करना
चरण 1. मरीजों को फोन पर, व्यक्तिगत रूप से और ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुक करने दें।
इस तरह, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपको अधिक से अधिक रोगी मिल रहे हैं और किसी भी संभावित रोगी को नहीं खो रहे हैं जो एक विशेष तरीके से नियुक्तियां नहीं कर सकते हैं। लोगों को ऑनलाइन अपॉइंटमेंट लेने में सक्षम करने से आप 24/7 ऑनलाइन एक्सेस का लाभ उठा सकते हैं और रोगियों को घंटों के बाद अपॉइंटमेंट बुक करने दे सकते हैं।
- इस अतिरिक्त दक्षता के अलावा, मरीज आमतौर पर फोन पर अपॉइंटमेंट लेने की तुलना में ऑनलाइन स्व-शेड्यूलिंग द्वारा अधिक सहज और कम बोझ महसूस करने की रिपोर्ट करते हैं।
- ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की एक विस्तृत विविधता है जिसे आप अपने कार्यालय में उपयोग करने के लिए खरीद सकते हैं। कुछ सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर में अपॉइंटमेंटप्लस, बुकर और थ्रीव शामिल हैं। बेशक, यदि आपके पास कोडिंग और विकास कौशल हैं, तो आप अपना स्वयं का शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर भी बना सकते हैं!
चरण २। मरीजों को उनकी नियुक्ति के लिए कई समय-स्लॉट विकल्प प्रदान करें।
आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपने रोगियों को अधिक से अधिक विकल्प दें ताकि वे अपने विशेष कार्यक्रम के लिए सर्वोत्तम समय-स्लॉट चुन सकें। यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन अपने रोगियों को खुश रखने और समय के संघर्ष के कारण नियुक्ति रद्द करने की संभावना को कम करने के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, किसी मरीज से यह पूछने के बजाय कि क्या मंगलवार को 1:00 बजे उनके लिए काम करता है, उन्हें उनके लिए काम करने वाले किसी भी उपलब्ध समय स्लॉट का चयन करने का अवसर दें, जैसे मंगलवार को 1:00-2:00, 2:00-3 से:00, या 4:00-5:00।
चरण 3. प्रत्येक अनुसूचित रोगी की संपर्क जानकारी नीचे ले जाएं।
आपको उन्हें आगामी अपॉइंटमेंट की याद दिलाने या उनकी अगली बुकिंग को फिर से शेड्यूल करने के लिए उनसे संपर्क करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति का फोन नंबर, ईमेल पता और डाक पता पूछते हैं जब वे पहली बार अपनी नियुक्ति बुक करते हैं।
यदि वह व्यक्ति व्यक्तिगत रूप से या फोन पर अपॉइंटमेंट लेता है, तो बस उनसे यह जानकारी मांगें। यदि वे अपनी नियुक्ति ऑनलाइन करते हैं, तो रोगी संपर्क जानकारी के लिए अपने ऑनलाइन पोर्टल में एक क्षेत्र शामिल करना सुनिश्चित करें।
चरण 4. मरीजों को उनकी नियुक्ति से एक दिन पहले रिमाइंडर भेजें।
यदि रोगी अपने अपॉइंटमेंट का समय भूल जाते हैं और उपस्थित नहीं होते हैं, तो इससे आपके शेड्यूल में समय बर्बाद होता है। रिमाइंडर का उपयोग करने से रोगियों के अपने अपॉइंटमेंट के लिए उपस्थित न होने के जोखिम को कम करता है और इस प्रकार इस समय की बर्बादी को रोकने में मदद करता है।
- मरीजों को कॉल करना या मैसेज करना सबसे अच्छा रिमाइंडर है, क्योंकि कम समय में एक नया ईमेल देखने की तुलना में उन्हें आने वाली कॉल या टेक्स्ट को नोटिस करने की अधिक संभावना होती है।
- एक अनुस्मारक प्रणाली का उपयोग करने से अवांछित नियुक्तियों को रद्द करने और पुनर्निर्धारण में भी वृद्धि हो सकती है, जिससे रोगियों को अधिक नियंत्रण महसूस हो सकता है और इस प्रकार उनकी नियुक्ति के समय से अधिक संतुष्ट हो सकते हैं।
चरण 5. अपने कार्यालय के लिए एक निर्दिष्ट नियुक्ति अनुसूचक रखें।
यदि आप अपने कार्यालय के लिए नियुक्ति कार्यक्रम को बनाए रखने के लिए पूरी तरह से प्रभारी नहीं हैं, तो किसी को मुख्य नियुक्ति अनुसूचक के रूप में नियुक्त करें या नियुक्त करें। 1 व्यक्ति के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने की ज़िम्मेदारी रखने से अधिक नियमित शेड्यूलिंग प्रक्रिया की अनुमति मिलेगी और एक शेड्यूल तैयार होगा जो रोगी की ज़रूरतों और व्यक्तिगत चिकित्सकों की प्राथमिकताओं को बेहतर ढंग से दर्शाता है।
उदाहरण के लिए, यदि 1 व्यक्ति नियुक्तियों का समय निर्धारित करने का प्रभारी है, तो वे कई कार्यों के बीच अपना ध्यान बांटने के बजाय विशेष रोगियों या विशेष डॉक्टरों के साथ शर्तों से मेल खाने जैसी चीजों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
विधि २ का ३: अनुसूची के भीतर रोगियों का परीक्षण करना
चरण 1. समान स्थितियों या समस्याओं वाले रोगियों को एक ही दिन में समूहित करें।
डॉक्टर आमतौर पर समान रोगियों का बार-बार इलाज करने की सराहना करते हैं, क्योंकि यह उनके काम में निरंतरता जोड़ता है और उन्हें अधिक केंद्रित चिकित्सा मानसिकता में डालता है। इस प्रकार, अपने अपॉइंटमेंट शेड्यूल को इस तरह व्यवस्थित करने से आपके कार्यालय में चिकित्सक खुश होंगे और आपके रोगियों को अधिक प्रभावी उपचार प्राप्त करने की अनुमति मिलेगी।
उदाहरण के लिए, यदि किसी विशेष सप्ताह के दौरान त्वचा की स्थिति के लिए कई रोगी अपॉइंटमेंट शेड्यूल कर रहे हैं, तो इसे सेट करने का प्रयास करें ताकि उनकी सभी नियुक्तियां उस सप्ताह के एक ही दिन हो जाएं।
चरण 2. गंभीरता के आधार पर नियुक्तियों को प्राथमिकता देने के लिए ट्राइएज चार्ट का उपयोग करें।
चार्ट में रिपोर्ट किए गए लक्षण, अपॉइंटमेंट की तात्कालिकता और अपॉइंटमेंट की अवधि जैसे मानदंड शामिल होने चाहिए। जब आप शेड्यूल में कोई नया अपॉइंटमेंट जोड़ते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए इस चार्ट को देखें कि उसी दिन, अगले कुछ दिनों में, या अगले कुछ हफ्तों में अपॉइंटमेंट बुक करना है या नहीं।
- उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति अपॉइंटमेंट लेने के लिए कॉल करता है और तीव्र दर्द और सांस की तकलीफ जैसे लक्षणों की रिपोर्ट कर रहा है, तो उन्हें जल्द से जल्द शेड्यूल में फिट करें क्योंकि उनकी स्थिति बहुत गंभीर हो सकती है।
- यदि किसी व्यक्ति को तत्काल किसी अत्यावश्यक स्थिति के साथ देखने के लिए शेड्यूल में कोई जगह नहीं है और आपको किसी अन्य रोगी की नियुक्ति को फिर से निर्धारित करने की आवश्यकता है, तो आप चार्ट का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए भी कर सकते हैं कि कौन सी नियुक्तियों को स्थगित किया जा सकता है।
चरण 3. नए रोगियों और जटिल मुद्दों वाले रोगियों को डबल-बुकिंग करने से बचें।
इन नियुक्तियों में लौटने वाले रोगियों की तुलना में अधिक समय और ध्यान देने की आवश्यकता होगी। इसके बजाय, "वर्क-इन" रोगियों को शेड्यूल करें, जिन्हें नए रोगियों के साथ थोड़ा ध्यान देने की आवश्यकता होती है, ताकि नर्स नए रोगी पर प्रारंभिक चेक-इन कर सकें, जबकि चिकित्सक वर्क-इन रोगी के साथ काम करता है।
- हालांकि इस तरह से डबल-बुकिंग करने से आपको एक दिन में अधिक रोगियों को देखने में मदद मिल सकती है, लेकिन अप्रत्याशित परिस्थितियों के उत्पन्न होने पर यह आपको समस्याओं में डाल सकता है। लाइन में समस्याओं से बचने के लिए डबल-बुकिंग कम से कम रखें।
- "वर्क-इन" रोगियों को शेड्यूल करना भी उनकी ज़रूरतों के आधार पर रोगियों का परीक्षण करने और अधिक गंभीर मुद्दों वाले लोगों के लिए अधिक नियुक्ति स्थान छोड़ने का एक अच्छा साधन है।
चरण 4. रोगी की जरूरतों में मौसमी उतार-चढ़ाव के आसपास अपने कार्यक्रम की योजना बनाएं।
आपके ग्राहकों की जनसांख्यिकी के आधार पर, आप शायद देखेंगे कि नियमित रूप से वर्ष के एक ही समय में बहुत सारी नियुक्तियां बुक की जा रही हैं। इन मौसमी उतार-चढ़ावों की भविष्यवाणी करने के लिए पिछले अनुभव का उपयोग करें और अपने रोगियों की जरूरतों को समायोजित करने के लिए अनुसूची में पर्याप्त जगह छोड़ दें।
- उदाहरण के लिए, आप एक नए स्कूल वर्ष की शुरुआत में बड़ी संख्या में लोगों को अपने बच्चों के लिए चेक-अप शेड्यूल करते हुए देख सकते हैं, जिसके लिए आपको प्रत्येक दिन स्कूल से पहले और बाद में इन नियुक्तियों के लिए जगह छोड़ने की कोशिश करनी होगी।
- सामान्य तौर पर, डॉक्टर के कार्यालयों के लिए वर्ष के सबसे व्यस्त समय में एक नए स्कूल वर्ष की शुरुआत (अर्थात, अगस्त), एलर्जी का मौसम (यानी, अप्रैल-जून), और फ्लू का मौसम (यानी, अक्टूबर-फरवरी) शामिल है।
विधि 3 का 3: कुशल अपॉइंटमेंट शेड्यूल बनाए रखना
चरण 1. अपने शेड्यूल को व्यवस्थित करने के लिए एक साप्ताहिक समयरेखा बनाएं।
आपकी टाइमलाइन में यह जानकारी शामिल होनी चाहिए कि आपके कार्यालय को प्रत्येक सप्ताह कितने रोगियों को शेड्यूल करने की आवश्यकता है, स्टाफ के सदस्य कितने घंटे काम कर सकते हैं, और डॉक्टर को देखने से पहले रोगी कितने दिनों तक प्रतीक्षा कर सकता है। इस जानकारी को अपनी टाइमलाइन पर रखने से आपको अपने कार्यालय के कर्मचारियों के साथ रोगी की जरूरतों को संतुलित करने में मदद मिलेगी।
उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि आपने एक सप्ताह के लिए अपने कार्यालय की जरूरतों को पूरा करने के लिए पहले से ही पर्याप्त रोगियों को निर्धारित किया है, तो आप उन रोगियों को शेड्यूल करने को प्राथमिकता दे सकते हैं जिनके पास अगले सप्ताह के दौरान तत्काल स्थिति नहीं है।
चरण 2. रोगी के निर्माण से बचने के लिए संशोधित तरंग शेड्यूलिंग को नियोजित करें।
इस शेड्यूलिंग मॉडल में, मरीज की नियुक्तियों को घंटे की शुरुआत के करीब क्लस्टर किया जाता है और घंटे के अंत को खुला छोड़ दिया जाता है। इस तरह के शेड्यूल के साथ, घंटे के अंत में खुला स्थान बफर के रूप में काम करता है जब अपॉइंटमेंट अपेक्षा से अधिक समय तक चलता है या अन्य अप्रत्याशित परिस्थितियां उत्पन्न होती हैं।
- संशोधित वेव शेड्यूलिंग मॉडल रोगी के प्रतीक्षा समय में भारी कटौती करेगा, जिससे समग्र रोगी संतुष्टि में वृद्धि होगी।
- यदि आपके पास घंटे के अंत में खाली समय है, तो आप उस समय का उपयोग कार्यालय में अन्य कार्यों को पकड़ने के लिए कर सकते हैं, जैसे कागजी कार्रवाई करना, फोन कॉल करना, या यहां तक कि कर्मचारियों की बैठकें करना।
चरण 3. रद्द करने के बाद शेड्यूल स्पेस खोने से बचने के लिए प्रतीक्षा सूची का उपयोग करें।
प्रतीक्षा सूची होने से, यदि आप पहले से निर्धारित अपॉइंटमेंट रद्द कर देते हैं, तो आप अंतिम समय पर रोगियों को शेड्यूल में जोड़ सकते हैं। यह उस समय की मात्रा को कम करेगा और जब कोई मरीज आप पर रद्द करता है तो आपके कार्यालय को राजस्व की हानि होगी।
डिजिटल प्रारूप में अपनी प्रतीक्षा सूची बनाएं और इसे सेट करें ताकि शेड्यूल स्लॉट खुलने पर आप सूची में रोगियों को तुरंत एक टेक्स्ट या ईमेल भेज सकें। फोन द्वारा सूची में रोगियों से संपर्क करने की तुलना में यह बहुत अधिक कुशल है।
चरण 4. अपॉइंटमेंट समय से 20 मिनट पहले आगमन का समय निर्धारित करें।
इससे चेक-इन स्टेशन के कर्मचारियों को चिकित्सक के साथ उनकी निर्धारित नियुक्ति से पहले रोगी से सभी आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए पर्याप्त समय मिलेगा। इस तरह से अपॉइंटमेंट के समय को व्यवस्थित करना उन प्रकार की देरी को रोकता है जो पूरे दिन के शेड्यूल को खराब कर सकती हैं।
