एक स्वास्थ्य मुद्दे के बारे में टाउन हॉल बैठक की योजना बनाना मूल रूप से किसी अन्य मुद्दे के बारे में टाउन हॉल की योजना बनाने से अलग नहीं है, सिवाय दर्शकों के मेकअप और पैनलिस्टों के प्रकार जो इस कार्यक्रम को बोलेंगे। बहरहाल, किसी भी प्रकार की टाउन हॉल बैठक की सफलतापूर्वक योजना बनाने में बहुत कुछ है। आपको कड़ी मेहनत करनी होगी, महत्वपूर्ण हितधारकों की भर्ती करनी होगी, और यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने प्रेस और समुदाय का ध्यान आकर्षित करने के लिए खुद को पर्याप्त समय दिया है।
कदम
3 का भाग 1: आधार तैयार करना
चरण 1. एक योजना समिति का गठन करें।
एक योजना समिति के पीछे का विचार संख्या में ताकत है। स्वास्थ्य देखभाल से संबंधित कुछ ऐसे मुद्दे हैं जो एक से अधिक संगठनों के लिए चिंता का विषय नहीं हैं। आपको अपने मुद्दे से संबंधित समुदाय के भीतर अन्य संगठनों की पहचान करने, टाउन हॉल के लाभों के महत्वपूर्ण सदस्यों को समझाने और उन्हें अपनी योजना समिति में भर्ती करने की आवश्यकता है।
- उदाहरण के लिए, यदि आपकी चिंता का मुद्दा बचपन का पोषण था, तो उस मुद्दे से संबंधित कुछ सामुदायिक संगठन स्कूल, बाल रोग विशेषज्ञ, खाद्य बैंक, चर्च, किसान और डे केयर हो सकते हैं।
- आत्म-प्रचार एक अत्यंत सम्मोहक प्रेरक हो सकता है। लक्षित संगठनों को सुविधाजनक स्थान से यह समझाते हुए कि टाउन हॉल में भाग लेने से उनके लिए विशेष रूप से कैसे लाभ हो सकता है।
चरण 2. मुद्दों को स्थानीयकृत करें।
किसी ऐसे मुद्दे के बारे में चिंतित होना बहुत आसान है जो आपको सीधे प्रभावित करता है। अपने टाउन हॉल की विषय वस्तु को अधिक तात्कालिक और सम्मोहक बनाने के लिए, राष्ट्रीय या वैश्विक प्रभाव के बजाय मुद्दे के स्थानीय प्रभाव पर जोर दें।
- उदाहरण के लिए, यदि आपके शहर या राज्य में एचआईवी संक्रमण की उच्च दर है, या मोटापे की उच्च दर है, तो आपको आमतौर पर एचआईवी निदान या मोटापे से आने वाली समस्याओं के बजाय उन समस्याओं पर जोर देना चाहिए जो आपके इलाके के परिणामस्वरूप होंगी।
- तो आप कह सकते हैं: "फिलाडेल्फिया शहर को हमारे मोटापे की उच्च दर के कारण अगले 15 वर्षों में स्वास्थ्य देखभाल लागत में $ 3.5 बिलियन अधिक भुगतान करना होगा," इसके बजाय "मोटापे से स्वास्थ्य देखभाल लागत अधिक होती है।"
चरण 3. उद्देश्यों की पहचान करें।
आपकी बैठक के उद्देश्य प्रारूप को निर्धारित करेंगे कि आप किसे आमंत्रित करते हैं और आप इसे कैसे बढ़ावा देंगे। शब्द "टाउन हॉल" केवल एक प्रकार की बैठक को दर्शाता है जहां जनता के खुले प्रश्न और उत्तर में अधिकांश बैठक शामिल होती है।
आपकी बैठक के उद्देश्य सूचनात्मक हो सकते हैं, एक निश्चित पद के लिए वकालत, या राजनीतिक उम्मीदवारों को प्रतिक्रिया देने के लिए। जबकि राजनीतिक उम्मीदवार और वकालत की बैठकें शायद सबसे अधिक ध्यान आकर्षित करती हैं, जरूरी नहीं कि वे आपके मुद्दे के लिए सबसे अच्छे हों। उदाहरण के लिए, यदि जनमत आपके संगठन के नीतिगत उद्देश्यों के विरुद्ध है, तो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप राय बदलने के लिए एक सूचनात्मक बैठक एक बेहतर रणनीति हो सकती है।
चरण 4. एक प्रारूप चुनें।
टाउन हॉल का पारंपरिक प्रारूप तीन से पांच वक्ताओं के एक पैनल के लिए होता है, साथ ही एक मॉडरेटर उनकी पृष्ठभूमि और स्थिति का विवरण देने के लिए संक्षिप्त परिचय देता है। फिर, एक मॉडरेटर दर्शकों के लिए प्रश्न खोलता है। जबकि दर्शक एक निश्चित पैनलिस्ट से प्रश्न पूछ सकते हैं, मॉडरेटर को एक सुविधाकर्ता के रूप में कार्य करना चाहिए, और यदि उन्हें लगता है कि एक ही प्रश्न को कई पैनलिस्टों को प्रस्तुत करके कार्यक्रम को आगे बढ़ाया जाएगा, तो उन्हें ऐसा करना चाहिए। अन्य प्रारूपों में शामिल हो सकते हैं:
- एक शुद्ध प्रश्न और उत्तर प्रारूप। यह एक उम्मीदवार के मंच के लिए अच्छा हो सकता है।
- एक अनाम प्रश्न प्रारूप, जहां प्रश्न अग्रिम रूप से सबमिट किए जाते हैं, और मॉडरेटर चुनता है कि पैनल में कौन से प्रश्न प्रस्तुत किए जाएं। विवादास्पद विषयों के लिए यह प्रारूप अच्छा हो सकता है।
3 का भाग 2: बैठक को एक साथ खींचना
चरण 1. एक स्थान, दिनांक और समय चुनें।
बैठक का स्थान केंद्रीकृत, तटस्थ, विकलांग सुलभ स्थान पर होना चाहिए। चर्च, पुस्तकालय, सरकारी भवन और सामुदायिक केंद्र सभी अच्छे विकल्प हैं। सुनिश्चित करें कि यह किसी अन्य लोकप्रिय सामुदायिक कार्यक्रम के साथ संघर्ष नहीं करता है, और इसे ऐसे समय में आयोजित करें जब कई लोग भाग लेने में सक्षम होंगे-सप्ताहांत, या यदि सप्ताह के दौरान, शाम को।
- अंगूठे का एक अच्छा नियम हमेशा ऐसा स्थान चुनना है जो थोड़ा बहुत छोटा हो। भीड़-भाड़ वाला स्थान गतिविधि और लोकप्रियता की छाप पैदा करता है, जो हमेशा विकल्प से बेहतर होता है।
- घटना को मुफ्त या मामूली लागत पर बनाएं, लेकिन उपस्थित लोगों को आरएसवीपी के लिए प्रोत्साहित करें- एक फेसबुक पेज, एक ईमेल पता, या कॉल करने के लिए एक फोन नंबर ऐसा करने के आसान, कम लागत वाले तरीके हैं। मान लें कि दो-तिहाई "शायद" दिखाई नहीं देंगे।
- सुनिश्चित करें कि आपके पास एक वैकल्पिक बैठक स्थान है, जब आपका निर्धारित स्थान गिरता है।
चरण 2. पैनलिस्टों को आमंत्रित करें।
पैनलिस्ट टाउन हॉल की सफलता या विफलता में योगदान देने वाले सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक हैं। जबकि आपके पैनल पर उल्लेखनीय होना सबसे अच्छा है, यह हमेशा एक विकल्प नहीं होता है। अगली सबसे अच्छी बात यह है कि उल्लेखनीय संगठनों और/या उल्लेखनीय पृष्ठभूमि वाले पैनलिस्टों का प्रतिनिधित्व करने वाले पैनलिस्ट हैं-यह घटना को और अधिक विश्वसनीयता प्रदान करता है।
- निर्वाचित अधिकारियों, शिक्षाविदों, चर्च और सामुदायिक नेताओं और उपचार प्रदाताओं को देखें।
- यह एक और क्षेत्र है जहां एक विविध योजना समिति काम में आ सकती है। नियोजन समुदाय के सदस्यों के संबंध जितने दूरगामी होंगे, उतनी ही अधिक संभावना होगी कि आप विशेषज्ञों के विविध और रोमांचक पैनल का दोहन करने में सक्षम होंगे।
- जब आप पैनलिस्टों को आमंत्रित कर रहे हों तो व्यक्तित्व कारक को छूट न दें। लोगों को टाउन हॉल में लाने के लिए पैनलिस्टों को पर्याप्त विश्वसनीय होना चाहिए, लेकिन उन्हें इतना रोमांचक होना चाहिए कि लोग आपके टाउन हॉल के खत्म होने के लंबे समय बाद बात करें।
चरण 3. एक मॉडरेटर की भर्ती करें।
टाउन हॉल की सफलता में मॉडरेटर एक और महत्वपूर्ण कारक हैं। मॉडरेटर के पास पैनलिस्ट और दर्शकों का सम्मान होना चाहिए, साथ ही तनाव को कम करने और चर्चा को गति देने के स्वभाव के साथ।
एक एमसी की तरह एक मॉडरेटर के बारे में सोचें-उन्हें करिश्माई होना चाहिए, लेकिन इतना करिश्माई नहीं कि वे पैनलिस्टों पर हावी हो जाएं या चर्चा पर हावी हो जाएं। मीडिया के सदस्य, सेवानिवृत्त न्यायाधीश और वकील, और पादरी अच्छे उम्मीदवार हो सकते हैं।
चरण 4. पैनलिस्टों को संक्षिप्त करें।
सुनिश्चित करें कि आपके पैनलिस्ट टाउन हॉल के प्रारूप, अन्य पैनलिस्ट, अपेक्षित मतदान और एजेंडा के विषयों के बारे में जानते हैं। जब तक वे तैयार हों, उन्हें बाद में मीडिया से बात करने के लिए तैयार करें।
यह एक अच्छा विचार है कि आपके पैनलिस्ट समय से पैंतालीस मिनट से एक घंटे पहले पहुंचें ताकि आप प्रारूप और विषयों को अंतिम बार देख सकें।
चरण 5. एक कर्मचारी को एक साथ रखो।
बैठक को सुचारू रूप से चलाने के लिए कुछ प्रमुख कर्मचारी आवश्यक होने जा रहे हैं। आपके पास मीडिया के साथ बात करने के लिए, मेहमानों को बैठने के लिए, और पैनलिस्टों और मेहमानों के लिए एजेंडा मीटिंग जैसी सामग्री पास करने के लिए कोई होना चाहिए।
स्वयंसेवकों के लिए ये सभी अच्छे काम हैं।
चरण 6. अग्रिम सामग्री तैयार करें।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी बैठक का आकार क्या है, आपको अतिथि, प्रेस और पैनलिस्टों को पास करने के लिए कुछ मुद्रित सामग्री की आवश्यकता होगी। आप जिस प्रकार की मीटिंग चला रहे हैं, वह विशिष्ट प्रकार की सामग्रियों को निर्धारित करेगी। उदाहरण के लिए:
- यदि आप एक सूचनात्मक बैठक चला रहे हैं, तो हैंडबिल या ब्रोशर को प्रिंट करना एक अच्छा विचार है, जो टाउन हॉल में आपके द्वारा कवर की जाने वाली कुछ सूचनाओं को छूएगा। उदाहरण के लिए, यदि आपकी समस्या आपके समुदाय में एचआईवी है, तो एक हैंडबिल का प्रिंट आउट लें जो स्थानीय स्तर पर एचआईवी के प्रभाव के बारे में कुछ महत्वपूर्ण आंकड़ों पर आधारित हो।
- राजनीतिक उम्मीदवारों या अधिकारियों के साथ एक टाउन हॉल में उम्मीदवारों या अधिकारियों के पदों और पार्टियों के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है क्योंकि यह आपके स्वास्थ्य के मुद्दे से संबंधित है।
भाग ३ का ३: बैठक की तैयारी
चरण 1. सुनिश्चित करें कि मीडिया दिखाता है।
एक सफल टाउन हॉल के लिए प्रेस महत्वपूर्ण है। चाहे टाउन हॉल मुद्दे की वकालत, सूचना के प्रसार, या एक राजनीतिक मंच पर केंद्रित हो, इसकी कुख्याति उन लक्ष्यों की सफलता और भविष्य में टाउन हॉल को एक साथ रखने की आपकी क्षमता को प्रभावित करेगी।
- आपको प्रेस विज्ञप्तियां लिखनी होंगी, उन पत्रकारों की पहचान करनी होगी जो स्वास्थ्य, सामुदायिक मामलों या राजनीति के बारे में कहानियों को कवर करते हैं और नियमित अंतराल पर उन तक पहुंचते हैं।
- प्रेस विज्ञप्ति मीडिया संगठनों को भेजा जाने वाला एक साधारण दस्तावेज़ है जो किसी घटना की व्याख्या करता है और यह बताता है कि यह उल्लेखनीय क्यों है। प्रेस विज्ञप्ति आमतौर पर एक पृष्ठ से कम लंबी होती है।
- समाचार वर्तमान घटनाओं के बारे में है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप पत्रकारों को इस बात पर जोर दें कि टाउन हॉल अभी कवर करने के लिए एक घटना क्यों है और बाद में नहीं। उदाहरण के लिए-मोटापा हमेशा एक समस्या होती है, लेकिन यह केवल तभी खबर बनती है जब एक अध्ययन जारी किया जाता है, जो यह बताता है कि यह खराब क्यों है।
चरण 2. समान विचारधारा वाले संगठनों तक पहुंचें।
आपकी योजना समिति के सदस्य, पैनलिस्ट, और संबंधित संगठनों के सदस्य जो टाउन हॉल का प्रत्यक्ष हिस्सा नहीं हैं, सभी को कार्यक्रम को प्रचारित करने के लिए तैयार किया जाना चाहिए।
कॉलेज परिसरों, अस्पतालों और सरकारी एजेंसियों जैसे संसाधनों का उपयोग करना न भूलें। उन स्थानों पर कार्यक्रम का प्रचार करने वाले यात्रियों को पोस्ट करें। वे उपस्थिति बढ़ाने का एक शानदार तरीका हो सकते हैं।
चरण 3. सोशल मीडिया को हिट करें।
फेसबुक और अन्य सोशल मीडिया आउटलेट्स पर समस्या समूहों के व्यापक नेटवर्क को न भूलें। पेरोल पर लोगों के साथ केवल ईंट और मोर्टार संगठनों तक न पहुंचें। इच्छुक और संबंधित संगठनों के Facebook समूहों, ब्लॉगों और संदेश बोर्डों पर पोस्ट करें।
सुनिश्चित करें कि आपके पैनलिस्ट और सदस्य ट्विटर, फेसबुक और इंस्टाग्राम पर भी इवेंट का प्रचार कर रहे हैं।
चरण 4. प्रेस पैकेट को एक साथ रखें।
एक प्रेस पैकेट को एक प्रेस विज्ञप्ति से अलग किया जाता है क्योंकि यह एक घटना को कवर करने के लिए प्रलोभन के बजाय एक घटना के दिन पत्रकारों को दी गई सामग्री का एक पैकेट है। इसमें शामिल होना चाहिए:
- प्रेस विज्ञप्ति।
- पैनलिस्टों और वक्ताओं की जीवनी।
- प्रासंगिक अध्ययन, सांख्यिकी और प्रभावित व्यक्तियों की व्यक्तिगत कहानियों सहित विषय वस्तु के बारे में जानकारी।
चरण 5. अप्रत्याशित की अपेक्षा करें।
कभी-कभी पैनलिस्ट नहीं दिखाते हैं। कभी-कभी प्रदर्शनकारी कार्यक्रम स्थल पर पानी भर देते हैं। इस क्षेत्र में कहीं से भी बर्फ़ीला तूफ़ान आ सकता है। इवेंट प्लानर के रूप में, आपको वैकल्पिक स्पीकर बुक करके या वैकल्पिक तिथियों को शेड्यूल करके इन आकस्मिकताओं की योजना बनाने की आवश्यकता है।
- यदि आपका टाउन हॉल प्रदर्शनकारियों से भरा हुआ है, तो प्रारूप में बदलाव उपयुक्त हो सकता है। यदि मूल प्रारूप खुला प्रश्न और उत्तर है, तो इसके बजाय अग्रिम प्रश्न प्राप्त करें। यदि प्रदर्शनकारी बाहर हैं, तो उन्हें आमंत्रित करें और प्रश्न प्रस्तुत करने को आगे बढ़ाने के लिए प्रारूप बदलें।
- अपने संगठन या भाग लेने वाले संगठनों से वैकल्पिक वक्ताओं को लाइन अप करें, यदि कोई अनुसूचित स्पीकर नहीं दिखाता है। यदि टाउन हॉल राजनीतिक उम्मीदवारों के बीच एक मंच है, तो इसे मीडिया पर लगातार जोर दें - जिससे वे चाहते हैं कि वे दिखाई दें।
