एक दिन योजनाकार आपके लिए महत्वपूर्ण नियुक्तियों, कार्यों, मजेदार गतिविधियों और समय सीमा को याद रखना बहुत आसान बना देगा। हालांकि, एक दिन योजनाकार का उपयोग करने, अद्यतन करने और साथ लाने की आदत शुरू करना बहुत मुश्किल हो सकता है। सौभाग्य से, कुछ तरकीबें हैं जो आपके दैनिक योजनाकार को आपके दैनिक जीवन में एक सहज और कुशल तरीके से एकीकृत करना आसान बना देंगी।
कदम
2 का भाग 1: सही सामग्री का होना
चरण 1. विचार करें कि आप किसके लिए एक दिन योजनाकार का उपयोग करेंगे।
कई अलग-अलग प्रकार के दिन योजनाकार होते हैं, जो विभिन्न कार्यों और व्यक्तित्वों के अनुकूल होते हैं। कुछ दिन योजनाकार बहुत ही सरल पंक्तिबद्ध नोटबुक होते हैं; अन्य दिन योजनाकारों के पास विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए अलग-अलग खंड होते हैं। यह सोचने के लिए कुछ क्षण लें कि आप एक दिन योजनाकार का उपयोग क्यों करना चाहते हैं और आप इसका उपयोग किस लिए करेंगे। इन सवालों पर विचार करना बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि यदि आप अपने दिन योजनाकार का उपयोग करने की अधिक संभावना रखते हैं तो यह आपका एकमात्र नियोजन उपकरण बन जाएगा: एक समय में एक से अधिक योजनाकार रखना भ्रमित करने वाला होगा और उद्देश्य को विफल कर देगा। अपने आप से पूछो:
- क्या मुझे फ़ोन नंबरों के लिए एक अनुभाग की आवश्यकता होगी?
- क्या मैं इसे मुख्य रूप से नियुक्तियों को याद रखने के लिए उपयोग करूंगा?
- क्या मुझे ऐसा डे प्लानर चाहिए जो एक साल से अधिक समय तक चले?
- क्या मैं चाहता हूं कि मेरा दिन योजनाकार किसी अन्य आयोजन उपकरण (जैसे मेरी टू-डू सूचियां) को प्रतिस्थापित करे?
- क्या मुझे एक साधारण, सादा नोटबुक चाहिए, या बहुत सारी विभिन्न विशेषताओं और अनुभागों वाली नोटबुक चाहिए?
- क्या मेरे पास एक दिन योजनाकार होगा जो जेब में फिट होने के लिए काफी छोटा है या जो मेरी बैठकों से नोट्स को संभालने के लिए काफी बड़ा है?
- क्या मुझे एक दिन योजनाकार चाहिए जो सप्ताह के दिनों के लिए अधिक स्थान प्रदान करे, या क्या मुझे मुख्य रूप से सप्ताहांत की गतिविधियों के लिए अपने दिन योजनाकार की आवश्यकता होगी?
चरण 2. एक योजनाकार खरीदें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो।
डे प्लानर्स को कई तरह के स्टोर्स पर खरीदा जा सकता है, जैसे ऑफिस सप्लाई शॉप्स, स्टेशनरी स्टोर्स, कैलेंडर स्टोर्स और ऑनलाइन। इनकी कीमत कुछ डॉलर से लेकर $50 तक कहीं भी हो सकती है। जबकि आपके डे प्लानर के सौंदर्यशास्त्र महत्वपूर्ण हैं, सबसे पहले और सबसे पहले डे प्लानर के लेआउट और अनुभागों पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा खरीदा जाने वाला दिन योजनाकार इस तरह से व्यवस्थित है कि आपको मनभावन लगे और यह आपकी जीवनशैली और जिम्मेदारियों को देखते हुए समझ में आता है।
चरण 3. अपने दिन के योजनाकार के सौंदर्यशास्त्र पर विचार करें।
भले ही कार्य सबसे महत्वपूर्ण चीज है, आपको एक दिन योजनाकार का उपयोग करने की आदत पड़ने की अधिक संभावना होगी जो आपको आकर्षक और आंख को भाता है। कुछ दिन योजनाकार बहुत सरल होते हैं, केवल एक सादे काले चमड़े के कवर के साथ। अन्य बहुत सारे डिज़ाइन और विस्तृत पैटर्न के साथ उज्ज्वल और सनकी हैं। कोई भी सौंदर्य तब तक ठीक है जब तक वह आपके कार्यस्थल में पेशेवर मर्यादा के अनुरूप हो।
योजनाकार के अंदर के साथ-साथ बाहर के सौंदर्यशास्त्र पर भी ध्यान दें। उदाहरण के लिए, कुछ लोग पंक्तिबद्ध पृष्ठों की तुलना में अरेखित पृष्ठों को पसंद करते हैं। कुछ लोगों को समरूपता पसंद है; दूसरों को अधिक गतिशील लेआउट पसंद आ सकते हैं। आप दूसरों के लिए कुछ टाइपफेस भी पसंद कर सकते हैं। अपने दैनिक उपयोग को और अधिक प्रोत्साहित करने के लिए सुनिश्चित करें कि आप अपने दिन के योजनाकार को अंदर और बाहर देखने के लिए सुखद पाते हैं।
चरण 4. पेन और पेंसिल की आपूर्ति तैयार रखें।
यदि आप इसमें कुछ भी नहीं लिख सकते हैं तो आपका दिन योजनाकार आपका बहुत अच्छा नहीं करेगा। उन जगहों पर बहुत सारी नुकीले पेंसिल और काम करने वाले पेन रखना सुनिश्चित करें जहाँ आप अपने दिन के योजनाकार का उपयोग करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं। इसमे शामिल है:
- आपका ब्रीफ़केस या वर्क बैग
- आपका पर्स
- आपका कार्य डेस्क
- घर पर आपका डेस्क
- आपके लैंडलाइन फोन के पास
- यदि आप ऐसे व्यक्ति हैं जो लगातार पेन और पेंसिल खो देते हैं, तो अपने डे प्लानर के अंदर ही एक आपातकालीन पेंसिल रखने पर विचार करें। कुछ दिन योजनाकारों के पास थोड़ा सा भंडारण स्थान भी होता है जिसका उपयोग आप एक अतिरिक्त पेंसिल के लिए कर सकते हैं।
भाग 2 का 2: अपने दिन के योजनाकार का प्रभावी ढंग से उपयोग करना
चरण १. प्रतिदिन एक दिन योजनाकार का उपयोग करने का संकल्प लें।
जो लोग एक ठोस प्रतिबद्धता बनाते हैं, उनके उन प्रतिबद्धताओं को निभाने में सक्षम होने की अधिक संभावना होती है। आदतों को बदलना बहुत मुश्किल है, लेकिन खुद को यह बताना कि आप एक छोटी सी चीज को अलग तरीके से करने के लिए दृढ़ हैं, आपको एक नई आदत विकसित करने में मदद मिलेगी।
याद रखें कि जब आप एक समय में केवल एक पर ध्यान केंद्रित कर रहे होते हैं तो अच्छी आदतें बनने की अधिक संभावना होती है, इसलिए नई समय प्रबंधन की आदतों के साथ खुद को अधिभारित न करें। अभी के लिए, केवल अपने दिन के योजनाकार को बनाए रखने पर ध्यान केंद्रित करें।
चरण 2. एक दिन योजनाकार का उपयोग करने की अपनी इच्छा के बारे में किसी मित्र से बात करें।
लोग नई आदतों से चिपके रहने की अधिक संभावना रखते हैं जब उनके समुदाय उनके संकल्प के बारे में जानते हैं और उनका समर्थन कर सकते हैं। अपने नए संकल्प के बारे में किसी मित्र या सहकर्मी से बात करें। शायद आपका दोस्त भी इस नई और उपयोगी आदत की शुरुआत करना चाहेगा। आवश्यकता पड़ने पर आप इसे अपडेट करने के लिए एक दूसरे को याद दिला सकते हैं।
चरण 3. अपने डे प्लानर को हर दिन काम पर और घर पर एक ही जगह पर स्टोर करें।
अपने दिन के योजनाकार को अपने एकमात्र कैलेंडर के रूप में उपयोग करें: यदि आप एक साथ दो दिवसीय योजनाकारों का उपयोग करते हैं, तो आप जल्दी से अपनी जिम्मेदारियों का ट्रैक खो देंगे। हालांकि, यह मुश्किल हो सकता है क्योंकि आपको काम पर और घर पर अपने दिन के योजनाकार में आइटम दर्ज करने होंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास हमेशा आपका दिन योजनाकार हो, काम के लिए एक भंडारण स्थान और घर के लिए एक भंडारण स्थान निर्दिष्ट करें। अपने दिन के योजनाकार को कहीं और न रखें: इस आदत को विकसित करने के लिए निरंतरता महत्वपूर्ण है।
- अपने डे प्लानर को घर पर स्टोर करने के लिए बढ़िया जगहों में आपके लैंडलाइन के बगल में एक टेबल, आपके वर्क बैग या ब्रीफकेस, या आपके सेल फोन और कार की चाबियों के बगल में एक टेबल शामिल है।
- काम पर अपने दिन के योजनाकार को स्टोर करने के लिए महान स्थानों में आपके डेस्क के शीर्ष पर, आपके डेस्क के केंद्रीय दराज, आपके काम के फोन के बगल में, या आपके ब्रीफकेस में शामिल हैं।
चरण 4. अपने योजनाकार को अपने साथ काम पर लाने की आदत डालने के लिए अनुस्मारक नोट लिखें।
जब आप पहली बार अपने दिन के योजनाकार का उपयोग करने के लिए अभ्यस्त हो रहे हैं, तो आप इसे अपने साथ काम या घर लाना भूल जाएंगे। ऐसा होने से रोकने के लिए, कार्यस्थल और घर के प्रमुख स्थानों पर स्वयं को रिमाइंडर नोट लिखें। अध्ययनों से पता चलता है कि पोस्ट-इट रिमाइंडर किसी विशेष व्यवहार को प्रोत्साहित करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है। इस विधि का उपयोग अपने आप पर पोस्ट छोड़कर पूछकर करें "क्या आपको अपना दिन योजनाकार याद है?" उन जगहों पर जिन्हें आप देखना सुनिश्चित करते हैं। इसमे शामिल है:
- आपका लैपटॉप
- अपने डेस्क के ऊपर
- आपके फ़ोन के पास
- आपके दरवाजे पर
- अपनी रसोई की मेज पर
- बाथरूम के शीशे पर
- अपने दिन के योजनाकार को अपने साथ काम पर लाने और घर वापस लाने की आदत विकसित करने के बाद आप इन नोटों को हटा सकते हैं।
चरण 5. अपने योजनाकार में जानकारी स्थानांतरित करें।
जब आप पहली बार एक योजनाकार खरीदते हैं, तो आपको बहुत सारी जानकारी दर्ज करनी होगी। आपके पास पहले से निर्धारित अपॉइंटमेंट, चल रहे कार्य कार्य, और जानकारी के यादृच्छिक बिट्स के आसपास तैरने की संभावना होगी। इस बिखरी हुई जानकारी को अपने दिन के योजनाकार में समेकित करने के लिए एक या दो घंटे का समय लें। यह आपको सही तरीके से जानकारी दर्ज करने का अभ्यास करने की अनुमति देगा। यह आपको अपने समय को और अधिक प्रभावी ढंग से आगे बढ़ने की योजना बनाने की अनुमति देगा। आपके योजनाकार में प्रवेश करने वाली चीजों में शामिल हैं:
- आपके परिवार, दोस्तों, सहकर्मियों और ग्राहकों के लिए महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी
- कार्य बैठकें
- आपकी कक्षा का कार्यक्रम
- काम या स्कूल परियोजनाओं के लिए समय सीमा
- शिफ्ट में बदलाव (यदि आप लगातार शेड्यूल के बिना नौकरी करते हैं)
- चिकित्सा और दंत चिकित्सा नियुक्तियाँ
- आपके प्रियजनों का जन्मदिन
- विशेष कार्य कार्यक्रम
- विशेष व्यक्तिगत कार्यक्रम
- आपके शौक या पाठ्येतर गतिविधियों की मुख्य तिथियां (जैसे आपके नाटक के पूर्वाभ्यास की तिथियां या आपकी ज़ुम्बा कक्षा)
चरण 6. हर सुबह अपने डे प्लानर से सलाह लें।
प्रत्येक सुबह काम पर जाने से पहले, आगामी नियुक्तियों, बैठकों और जिम्मेदारियों के लिए अपने दिन के योजनाकार की जांच करें। इस पर विचार करने के लिए एक मिनट का समय लें कि क्या ऐसे कोई कार्य हैं जिन्हें आपको अपने शेड्यूल में जोड़ने की आवश्यकता है या कोई कार्य जिसे आप पार कर सकते हैं या फिर से शेड्यूल कर सकते हैं। इस समय का उपयोग अपने दिन की योजना बनाने के लिए करें ताकि काम पर पहुंचने के बाद आप अपने समय का बुद्धिमानी से प्रबंधन कर सकें।
चरण 7. हर दोपहर अपने दिन योजनाकार से परामर्श लें।
दिन के लिए काम छोड़ने से पहले, अपने डे प्लानर से दोबारा सलाह लें। सुनिश्चित करें कि आपने वह सब कुछ पूरा कर लिया है जो आपने दिन के लिए करने के लिए निर्धारित किया है। विचार करें कि आने वाले सप्ताह के लिए आपके दिन योजनाकार में कोई नया आइटम दर्ज किया जाना चाहिए या नहीं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपनी कार्य जिम्मेदारियों पर नज़र रख रहे हैं, काम छोड़ने से पहले हमेशा अपने डे प्लानर को अपडेट करें।
चरण 8. खुद को प्रेरित रखने के लिए सकारात्मक सुदृढीकरण का प्रयोग करें।
अपने दिन के योजनाकार को अपने जीवन में एक सकारात्मक वस्तु के रूप में सोचें, न कि एक ड्रैग या बोर के रूप में। कार्यों को पूरा करने के लिए खुद को पुरस्कृत करने के साधन के रूप में अपने योजनाकार का उपयोग करें। जल्द ही आप अपनी टू-डू-लिस्ट से किसी आइटम को पार करने की खुशी के लिए कार्यों को पूरा करने का लक्ष्य रखेंगे। अपने आप को सकारात्मक रूप से मजबूत रखने के लिए, आपको यह करना चाहिए:
- जैसे ही आप उन्हें पूरा करते हैं, सभी उपलब्धियों और नियुक्तियों को पार करें। जब आप कम महसूस कर रहे हों, तो हर उस चीज़ पर एक नज़र डालें जिसे आपने पार कर लिया है और जो कुछ भी आपने किया है उस पर गर्व महसूस करें।
- एक निश्चित संख्या में कार्यों को पूरा करने के लिए खुद को एक इनाम दें। अपने दिन के योजनाकार को पार करने वाली प्रत्येक 5 वस्तुओं के लिए अपने आप को एक छोटा सा व्यवहार करने दें। उदाहरण के लिए, एक बार जब आप अपना वांछित लक्ष्य प्राप्त कर लेते हैं, तो अपने आप को कॉफी या थोड़ी देर की सैर के लिए तैयार करें। यह आपको अपने डे प्लानर का ठीक से उपयोग करने के साथ-साथ अपने कार्यों को पूरा करने के लिए प्रेरित करेगा।
- जब आप अपने डे प्लानर से सलाह लें तो कुछ सुखद करें। अपने दिन के योजनाकार से परामर्श करने के लिए अपने समय के बारे में सोचने की कोशिश न करें। इसके बजाय, इसे एक प्रमुख उत्पादकता उपकरण के रूप में देखें। अपने दिन के योजनाकार को नकारात्मक भावनाओं के बजाय सकारात्मक भावनाओं से जोड़ने के लिए, हर सुबह और दोपहर में कुछ सुखद करें जब आप अपने योजनाकार को देखें। एक कप स्वादिष्ट कॉफी पिएं, चॉकलेट लें या अपना पसंदीदा गाना सुनें। आपका मस्तिष्क जल्द ही आपके योजनाकार को सकारात्मक भावनाओं से जोड़ देगा।
- अपने दिन के योजनाकार का ठीक से उपयोग करने वाले प्रत्येक सप्ताह के लिए अपने आप को एक विशेष उपचार दें। जबकि आप अभी भी अपने दिन के योजनाकार को रखने के शुरुआती चरण में हैं, आपको अपने दिन के योजनाकार को अपने साथ लाने और हर दिन इसे अपडेट करने के लिए खुद को कुछ अतिरिक्त प्रेरणा देने की आवश्यकता हो सकती है। हर हफ्ते जहां आपको अपने साथ लाने और अपने डे प्लानर को अपडेट करने की याद आती है, अपने लिए कुछ अतिरिक्त अच्छा करें: आइसक्रीम खरीदें, मूवी देखने जाएं, या दोस्तों के साथ ड्रिंक करें। कुछ ही हफ्तों में आपको अपने डे प्लानर को हर समय याद रखने की आदत हो जाएगी।
- अपने दिन के योजनाकार के साथ-साथ अपनी अधिक गंभीर जिम्मेदारियों में सकारात्मक बातें लिखें। अपनी पसंदीदा गतिविधियों (दोस्त के साथ दोपहर का भोजन) के साथ-साथ आपकी गैर-पसंदीदा गतिविधियों (दंत चिकित्सक को देखकर) की याद दिलाने के लिए अपने दिन योजनाकार का उपयोग करके, आपको अपनी नई आदत से चिपके रहने की अधिक संभावना होगी।
चरण 9. आवश्यकतानुसार अपने दिन के योजनाकार को अद्यतन करना जारी रखें।
अपने सुबह और शाम के चेक-इन के दौरान, आपको अपनी सभी नई टू-डू सूचियां, अपॉइंटमेंट, मीटिंग और समय सीमा दर्ज करनी चाहिए। नए कार्य आने पर आप अपने दिन के योजनाकार को भी अपडेट कर सकते हैं। अपने दिन के योजनाकार को अद्यतन रखने से आपको अपना समय अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी और आप बहुत अधिक अभिभूत महसूस करने से बचेंगे। किसी कार्य को लिखकर, अब आपको इसे अपने सिर में नहीं रखना है, जो कि घबराहट और संदेह की उन भयानक भावनाओं को रोकने में मदद करता है।
यदि आप अपने आप को अतिभारित पाते हैं, तो कुछ वस्तुओं को एक अलग "बैकलॉग" श्रेणी में स्थानांतरित करें, जिससे आप अपने तरीके से आसान गति से काम कर सकें। उन कार्यों को देखकर खुद को डिमोटिवेट न करें जिन्हें एक सामान्य कार्यदिवस में कभी पूरा नहीं किया जा सकता है।
चरण 10. धैर्य रखें।
नई आदतों को पूरी तरह से स्वचालित होने में कभी-कभी दो या अधिक महीने लग सकते हैं। जब तक यह आदत शामिल नहीं हो जाती, तब तक आप कुछ भूलने वाले समय का अनुभव कर सकते हैं जब आप अपने दिन के योजनाकार को घर पर छोड़ देते हैं या अपॉइंटमेंट दर्ज करना भूल जाते हैं। धैर्य रखें और अपने आप को क्षमा करें। याद रखें कि आदतों को बनने में समय लगता है, और यह कि कभी-कभार चूकने से नई आदत बनाने की आपकी क्षमता प्रभावित नहीं होगी।
उस समय के लिए एक बैक-अप योजना रखना उपयोगी हो सकता है जब आप घर पर अपना दिन योजनाकार भूल गए हों। उदाहरण के लिए, आप पोस्ट-इट नोट्स पर नए कार्य अपॉइंटमेंट दर्ज कर सकते हैं और प्रवेश करने के लिए उन्हें अपने साथ घर ला सकते हैं। अत्यंत महत्वपूर्ण घटनाओं और समय सीमा के लिए, आप समय पर अनुस्मारक भेजने के लिए एक ऑनलाइन कार्य प्रबंधक का भी उपयोग कर सकते हैं: इस तरह, आप अपने योजनाकार को भूल जाने पर भी एक महत्वपूर्ण तिथि नहीं भूलेंगे।
टिप्स
- अपने दिन के योजनाकार को एक काम के रूप में नहीं बल्कि एक लाभ के रूप में सोचें। आप एक दिन के योजनाकार के साथ अपने जीवन पर अधिक नियंत्रण महसूस करेंगे, और बस कुछ ही मिनट का समय आपको लंबी अवधि में घंटों बचाएगा।
- एक नई आदत विकसित करने की कुंजी सकारात्मक सुदृढीकरण के साथ संगति है। एक दिनचर्या पर टिके रहें, उन सभी सकारात्मक चीजों पर ध्यान केंद्रित करें जो दिन योजनाकार आपके जीवन में ला रहा है, और अपनी प्रेरणा को बनाए रखने के लिए आवश्यक होने पर खुद को पुरस्कार दें।
- सुनिश्चित करें कि आपकी खरीदारी का दिन योजनाकार वह है जो आपके स्वाद और आपके कार्यक्रम के अनुकूल है। आपके द्वारा खरीदे जाने वाले दिन के योजनाकार में आपके जीवन को व्यवस्थित रखने के लिए सभी आवश्यक खंड होने चाहिए।
